Het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA) en geschiktheidseisen zonder fouten
4 min lezen
Bij een Europese aanbesteding verklaart u met het Uniform Europees Aanbestedingsdocument, afgekort UEA, dat u niet onder een uitsluitingsgrond valt en dat u aan de geschiktheidseisen voldoet. Het UEA is een eigen verklaring: bewijsstukken levert u in de regel pas later, als de aanbestedende dienst erom vraagt. Juist omdat het een verklaring is, moet de inhoud kloppen. Een fout kan leiden tot uitsluiting of tot een verklaring die u later niet kunt waarmaken.
Wat het UEA is
Het standaardformulier voor het UEA is Europees vastgesteld in Uitvoeringsverordening (EU) 2016/7. De Aanbestedingswet 2012 regelt het gebruik van de eigen verklaring. Bij Nederlandse aanbestedingen vult u het UEA meestal in via de UEA-dienst op TenderNed of via het platform dat de aanbestedende dienst gebruikt. De aanbestedende dienst bepaalt welke delen van het UEA u moet invullen.
De onderdelen van het UEA
- Informatie over de procedure en de ondernemer. Gegevens van uw organisatie, de vertegenwoordiger en of u inschrijft als combinatie of met een beroep op derden.
- Uitsluitingsgronden. Verklaringen over onder meer veroordelingen, belastingen en sociale premies, faillissement en ernstige beroepsfouten.
- Selectiecriteria. Uw verklaring over de geschiktheidseisen, zoals beroepsbevoegdheid, financiële en economische draagkracht en technische en beroepsbekwaamheid.
- Slotverklaringen. De bevestiging dat de informatie juist is, met ondertekening.
Geschiktheidseisen: waar het misgaat
- Referenties die net niet passen. Lees de eis precies: termijn, omvang, inhoud en of de opdracht is afgerond. Een referentie die niet aan elk element voldoet, telt niet.
- Omzet of andere financiële eisen. Controleer welke jaren en welke omzet worden bedoeld, en of de cijfers aansluiten op de jaarrekening.
- Certificaten. Controleer geldigheid, scope en de vestiging waarop het certificaat betrekking heeft. Vraag of een gelijkwaardig bewijs is toegestaan als u het gevraagde certificaat niet heeft.
- Verkeerde partij. In een concern verklaart u voor de rechtspersoon die inschrijft. Wilt u een referentie of omzet van een andere concernvennootschap gebruiken, dan is dat een beroep op een derde.
Combinaties en beroep op derden
Schrijft u in als combinatie, dan vult in de regel elke deelnemer een eigen UEA in. Doet u een beroep op de draagkracht of bekwaamheid van een derde, dan levert ook die derde een UEA voor de delen waarop u steunt. Vaak vraagt de aanbestedende dienst ook om een verklaring dat de derde de middelen daadwerkelijk ter beschikking stelt. Regel dit vroeg, want de derde moet tekenen.
Bewijsstukken klaarhouden
De aanbestedende dienst vraagt bewijsstukken meestal op bij de beoogde winnaar, binnen een korte termijn. Houd daarom vanaf de indiening klaar:
- Een Gedragsverklaring Aanbesteden van Justis. Volgens de Aanbestedingswet 2012 is deze op het moment van het indienen van de inschrijving of het verzoek tot deelneming niet ouder dan twee jaar.
- Een actueel uittreksel uit het handelsregister, binnen de termijn die de leidraad noemt.
- Verklaringen over de betaling van belastingen en sociale premies, als de leidraad daarom vraagt.
- Referentieverklaringen, ondertekend door de opdrachtgever van de referentie.
- Jaarcijfers en certificaten die bij uw verklaring horen.
Vraag de Gedragsverklaring Aanbesteden tijdig aan. De aanvraag kost tijd en de datum telt.
Checklist voor het UEA
- Het juiste UEA-bestand van deze aanbesteding gebruikt.
- Elke geschiktheidseis woord voor woord vergeleken met uw referenties, cijfers en certificaten.
- Uitsluitingsgronden met juridische of compliance-afdeling doorgenomen.
- UEA’s van combinanten en derden compleet en ondertekend.
- Bewijsstukken verzameld en gecontroleerd op datum.
- Ondertekening door een bevoegd vertegenwoordiger.
Dit artikel bevat algemene informatie en is geen juridisch advies. Raadpleeg bij twijfel over een uitsluitingsgrond een jurist.
Hulp nodig?
Ad Rem Consultants analyseert geschiktheidseisen en adviseert per eis over de aansluiting van uw referenties en bewijsstukken. Neem contact op als u een aanbesteding wilt laten doorlopen.
