Stakeholders bij de intake: wie moet er aan tafel en wanneer
3 min lezen
Een inkooptraject raakt vaak meer afdelingen dan de aanvrager denkt. Wie belangrijke betrokkenen te laat inschakelt, krijgt vragen en eisen op het moment dat de stukken al klaar zijn, of erger, als de aanbesteding al loopt. Dit artikel helpt u bepalen wie er aan tafel moet, in welke rol en op welk moment.
De vaste kern
- Aanvrager of behoeftesteller. Kent het probleem en de gebruikers. Verantwoordelijk voor een juiste beschrijving van de behoefte.
- Budgethouder. Beslist over het budget en geeft akkoord op de start en de gunning.
- Inkoop. Bewaakt het proces, de procedurekeuze, de wet- en regelgeving en de marktbenadering.
- Gebruikers. Weten hoe het in de praktijk werkt. Hun inbreng voorkomt een oplossing die op papier klopt maar in de praktijk niet.
Specialisten, afhankelijk van de opdracht
- ICT (informatie- en communicatietechnologie). Architectuur, koppelingen, beheer en continuïteit.
- Informatiebeveiliging. Beveiligingseisen en de toetsing daarvan.
- Privacy. De functionaris gegevensbescherming of privacyadviseur, als er persoonsgegevens worden verwerkt.
- Juridische zaken. Contractvoorwaarden, aansprakelijkheid en afwijkingen van standaardvoorwaarden.
- Financiën en control. Raming, financiering en de verwerking in begroting en jaarrekening.
- Risicomanagement en compliance. Vooral bij uitbesteding en bij organisaties onder toezicht van De Nederlandsche Bank (DNB) of de Autoriteit Financiële Markten (AFM).
- Contractmanager. Degene die het contract na gunning gaat beheren. Wie later moet sturen, moet nu meedenken over meetbare afspraken.
Wie wanneer?
| Fase | Wie actief betrekken |
|---|---|
| Intake en behoeftebepaling | Aanvrager, budgethouder, inkoop, gebruikers, en bij uitbesteding risicomanagement |
| Marktverkenning en strategie | Inkoop, aanvrager, ICT, contractmanager |
| Specificatie en eisen | Aanvrager, gebruikers, ICT, informatiebeveiliging, privacy |
| Contractvoorwaarden | Juridische zaken, inkoop, contractmanager, risicomanagement |
| Beoordeling | Een beoordelingscommissie met inhoudelijke deskundigen, begeleid door inkoop |
| Implementatie en contractmanagement | Contractmanager, aanvrager, gebruikers |
De vuistregel: betrek iedereen die een eis kan stellen voordat de eisen vastliggen. Wie pas reageert als de aanbesteding gepubliceerd is, kan alleen nog via een rectificatie of de Nota van Inlichtingen iets veranderen. Dat kost tijd en kan leiden tot verwarring bij inschrijvers.
Een RACI als hulpmiddel
Een RACI-overzicht legt per activiteit vast wie verantwoordelijk is voor de uitvoering (Responsible), wie eindverantwoordelijk is (Accountable), wie wordt geraadpleegd (Consulted) en wie wordt geïnformeerd (Informed). Houd het kort. Een overzicht van tien regels dat iedereen kent, werkt beter dan een uitgebreide matrix die niemand leest.
De beoordelingscommissie
Wie de inschrijvingen gaat beoordelen, bepaalt u al in de voorbereiding. Kies beoordelaars met inhoudelijke kennis van het onderwerp en zorg voor een mix van perspectieven, bijvoorbeeld een gebruiker, een specialist en de toekomstige contractmanager. Laat de beoordelaars meelezen met de gunningscriteria voordat de stukken worden gepubliceerd. Wie de criteria begrijpt, beoordeelt consistenter. Reserveer hun tijd in de planning: een zorgvuldige beoordeling van kwalitatieve onderdelen kost vaak meer uren dan verwacht, en een beoordelaar die halverwege afhaakt, is lastig te vervangen.
Belangenverstrengeling
Vraag aan iedereen die inhoudelijk betrokken is of er een relatie is met mogelijke inschrijvers. Een aanbestedende dienst moet belangenconflicten voorkomen en, als ze zich voordoen, passende maatregelen nemen. Een korte verklaring bij de start van het traject is een eenvoudige manier om dit vast te leggen.
Praktische tips
- Maak bij de intake direct een lijst van betrokkenen met hun rol.
- Plan de momenten waarop specialisten input leveren in de planning, met een deadline.
- Leg besluiten vast, zodat later geen discussie ontstaat over wat is afgesproken.
- Wijs één eigenaar aan voor de specificatie, zodat er één versie van de waarheid is.
- Betrek de toekomstige contractmanager vanaf het begin.
Valkuilen
- Juridische zaken en informatiebeveiliging pas laten meelezen als de stukken klaar zijn.
- Te veel mensen met een beslisrol, waardoor besluiten blijven liggen.
- Gebruikers alleen raadplegen via de leidinggevende.
- Geen check op belangenverstrengeling bij de beoordelaars.
Hulp nodig?
Ad Rem Consultants helpt bij het inrichten van rollen en besluitvorming in inkooptrajecten en kan het proces als kwaliteitsbewaker begeleiden. Wilt u weten wat dat voor uw traject betekent? neem contact op.
