Het splitsingsverbod en percelen: wanneer moet u opdelen?
3 min lezen
Bij elke aanbesteding speelt de vraag hoe groot de opdracht wordt. Voegt u onderdelen samen, of deelt u ze op? De regels werken hier in twee richtingen. U mag een opdracht niet kunstmatig opknippen om onder de drempel te blijven. Tegelijk mag u opdrachten niet onnodig samenvoegen en moet u in beginsel in percelen opdelen. Dit artikel legt uit hoe die regels samenhangen.
Drie regels die samen werken
| Regel | Inhoud |
|---|---|
| Splitsingsverbod | U splitst een opdracht niet op met het doel om onder de Europese regels uit te komen. |
| Verbod op onnodig samenvoegen | U voegt opdrachten niet onnodig samen. Doet u dat wel, dan motiveert u het in de aanbestedingsstukken (artikel 1.5 lid 1 en 2 Aanbestedingswet 2012). |
| Percelenplicht | U deelt een opdracht op in percelen, tenzij u dat niet passend vindt. Dan motiveert u dat in de aanbestedingsstukken (artikel 1.5 lid 3 Aanbestedingswet 2012). |
Het lijkt tegenstrijdig, maar dat is het niet. Bij het splitsingsverbod gaat het om de raming: welke opdrachten telt u bij elkaar op om te bepalen welke procedure geldt? Bij percelen gaat het om de inrichting van de aanbesteding: hoe zorgt u dat ook kleinere ondernemers kunnen meedoen?
Wanneer is iets één opdracht?
Voor de raming kijkt u of opdrachten bij elkaar horen. Hulpvragen daarbij zijn:
- Vervullen de onderdelen samen één economische of technische functie?
- Gaat het om dezelfde soort leveringen of diensten?
- Worden ze in dezelfde periode ingekocht?
- Komen ze uit hetzelfde budget of dezelfde behoefte?
Hoe meer vragen u met ja beantwoordt, hoe sterker de samenhang. Samenhangende onderdelen telt u bij elkaar op. Een voorbeeld: een organisatie die in hetzelfde jaar een nieuw HR-systeem, de implementatie en het beheer inkoopt, heeft te maken met samenhangende onderdelen. Drie losse meervoudig onderhandse procedures zijn dan niet toegestaan als de totale waarde boven de drempel ligt.
Waar let u op bij samenvoegen?
Artikel 1.5 Aanbestedingswet 2012 noemt drie punten waar u in ieder geval naar kijkt voordat u samenvoegt:
- de samenstelling van de markt en de invloed op de toegang voor het midden- en kleinbedrijf (mkb);
- de organisatorische gevolgen en risico’s voor de aanbestedende dienst en de ondernemer;
- de mate van samenhang tussen de opdrachten.
Samenvoegen kan goede redenen hebben, zoals één aanspreekpunt of minder raakvlakken. Leg die redenen vast in de stukken.
Percelen: zo deelt u op
Percelen kunt u op verschillende manieren maken:
- Naar onderwerp. Bijvoorbeeld hardware, software en beheer.
- Naar regio of locatie. Handig bij fysieke dienstverlening.
- Naar omvang. Een groot en een klein perceel, zodat ook kleinere partijen kunnen meedoen.
U mag het aantal percelen beperken waarvoor één ondernemer kan inschrijven, of het aantal percelen dat één ondernemer kan winnen. Vermeld dat dan vooraf in de aankondiging, met de regels voor als een ondernemer meer percelen zou winnen.
Raming bij percelen
Ook als u in percelen aanbesteedt, telt u voor de raming de waarde van alle percelen bij elkaar op. Ligt het totaal boven de drempel, dan gelden de Europese regels voor alle percelen. De richtlijn biedt een beperkte uitzondering voor kleine percelen. Voor leveringen en diensten gaat het om percelen onder 80.000 euro, voor werken onder 1 miljoen euro, en samen niet meer dan 20 procent van de totale waarde. Die percelen mag u nationaal of onderhands aanbesteden.
Stappenplan
- Breng alle onderdelen van de behoefte in kaart, ook die later in het jaar volgen.
- Bepaal welke onderdelen samenhangen en raam de totale waarde.
- Kies de procedure op basis van die totale waarde.
- Onderzoek de markt: wie levert welke onderdelen?
- Bepaal of en hoe u in percelen opdeelt.
- Motiveer samenvoegen of het afzien van percelen in de stukken.
Veelgemaakte fouten
- Jaarlijks een kleine opdracht onderhands gunnen voor iets wat eigenlijk een doorlopende behoefte is.
- Alles in één perceel stoppen zonder motivering.
- Percelen zo inrichten dat alleen de grootste partijen ze aankunnen.
- De uitzondering voor kleine percelen toepassen zonder de 20 procent bij te houden.
Dit artikel geeft algemene informatie en is geen juridisch advies.
Hulp nodig?
Twijfelt u of onderdelen samenhangen, of wilt u een percelenindeling laten toetsen? Ad Rem Consultants helpt bij de raming, de marktanalyse en de motivering in de stukken. Neem contact op.
