Schrijven voor de hoogste score: onderscheidend vermogen aantonen

Veel inschrijvingen beantwoorden de vraag goed en scoren toch in het midden van de schaal. De reden is meestal dat de tekst laat zien dat de inschrijver de vraag begrijpt, maar niet waarom zijn aanpak beter is dan die van anderen. Dit artikel beschrijft hoe u schrijft voor de hoogste score.

Wat de hoogste score meestal vraagt

Beoordelingsschalen zoals 100, 70, 50, 30 en 0 punten geven per score een korte beschrijving. Bij de hoogste score staat vaak dat de inschrijving onderscheidend is en meerwaarde biedt voor de opdrachtgever. Een middenscore hoort bij een inschrijving die voldoet aan de verwachting. Het verschil zit dus niet in volledigheid, maar in aantoonbare meerwaarde. Wat precies onder onderscheidend of meerwaarde valt, staat in de stukken van de aanbestedende dienst. Lees die beschrijving per subcriterium en schrijf ernaartoe.

Hoe beoordelaars lezen

Commissies beoordelen vaak eerst individueel en daarna in een consensusoverleg. In dat overleg moet een beoordelaar zijn score kunnen onderbouwen met passages uit uw tekst. Uw tekst moet hem daarbij helpen. Een bewering zonder onderbouwing is in het overleg moeilijk te verdedigen. Een concrete maatregel met een meetbaar resultaat wel.

Vier bouwstenen van een onderscheidend antwoord

1. Het probleem van de opdrachtgever. Laat zien dat u de specifieke situatie begrijpt: de doelen, de risico’s en de randvoorwaarden uit de stukken. Herhaal de vraag niet, maar vertaal die naar wat er voor deze opdrachtgever op het spel staat.
2. De concrete aanpak. Beschrijf wat u doet, wie het doet, wanneer en met welk resultaat. Vermijd algemene termen als “wij werken klantgericht” of “kwaliteit staat voorop”. Die tekst kan iedere inschrijver schrijven.
3. De meerwaarde. Benoem expliciet wat de opdrachtgever extra krijgt ten opzichte van de vraag, en waarom dat voor hem waardevol is. Koppel de meerwaarde aan een doel of risico uit de stukken.
4. Het bewijs. Onderbouw met feiten: een werkwijze die u al toepast, een meetbare prestatie, een concrete borging. Zorg dat het bewijs controleerbaar is en dat u het kunt waarmaken in de uitvoering, want toezeggingen worden vaak onderdeel van de overeenkomst.

Maak het de beoordelaar makkelijk

• Volg de volgorde en de begrippen van de vraag en de beoordelingsaspecten.
• Gebruik tussenkoppen die aansluiten op de beoordelingsaspecten.
• Begin elke paragraaf met de kern; licht daarna toe.
• Maak toezeggingen concreet en controleerbaar, bijvoorbeeld met een termijn, een frequentie of een verantwoordelijke rol.
• Benoem de meerwaarde letterlijk, zodat een beoordelaar die niet hoeft te zoeken.
• Blijf binnen de paginalimiet en de opmaakeisen. Tekst buiten de limiet wordt vaak niet gelezen en kan zelfs tot ongeldigheid leiden.

Controlevragen per subcriterium

Valkuilen

• Bedrijfsprofiel in plaats van antwoord. Een beschrijving van uw organisatie scoort zelden. Beoordelaars zoeken een antwoord op de vraag.
• Meerwaarde die geen waarde heeft. Extra’s die niet aansluiten bij de doelen van de opdrachtgever, overtuigen niet.
• Kopiëren uit eerdere inschrijvingen. Hergebruik is efficiënt, maar een tekst die niet is aangepast aan deze opdrachtgever valt op.
• Toezeggingen die u niet kunt nakomen. Die leveren later problemen op in het contractmanagement.

Dit artikel bevat algemene informatie. De beoordelingssystematiek in de stukken van de aanbestedende dienst is altijd leidend.

Hulp nodig?

Ad Rem Consultants beoordeelt concepten van kwalitatieve onderdelen vanuit het perspectief van de beoordelaar, met een scorekaart per subcriterium en de punten die nodig zijn voor de volgende scoretrede. Neem contact op voor een reviewronde.