De raming: waarom de geschatte opdrachtwaarde alles bepaalt
3 min lezen
De raming is misschien het onderschatte onderdeel van de voorbereiding. Toch hangt veel ervan af. De geschatte waarde van de opdracht bepaalt of de Europese aanbestedingsregels gelden, welke procedure past en hoeveel tijd en inzet het traject vraagt. Een raming die te laag uitvalt, kan leiden tot een onrechtmatige procedurekeuze. Dit artikel legt uit hoe u een raming maakt die standhoudt.
Wat zegt de wet?
Volgens artikel 2.15 van de Aanbestedingswet 2012 baseert de aanbestedende dienst de raming op het totale bedrag, exclusief omzetbelasting (btw), met inbegrip van opties en verlengingen zoals uitdrukkelijk vermeld in de aanbestedingsstukken. Het gaat dus niet om het jaarbedrag en niet om het bedrag van de eerste contractperiode, maar om de waarde over de hele mogelijke looptijd.
Artikel 2.14 bevat het splitsingsverbod: u mag een opdracht niet opsplitsen met het doel om onder de drempel te blijven. Opdrachten die functioneel samenhangen, telt u bij elkaar op.
De Europese drempelbedragen in 2026 en 2027
Ligt de geraamde waarde op of boven het Europese drempelbedrag, dan moet u Europees aanbesteden. Voor 2026 en 2027 gelden onder meer deze bedragen, exclusief btw:
| Soort opdracht | Drempelbedrag |
|---|---|
| Leveringen en diensten, centrale overheid | EUR 140.000 |
| Leveringen en diensten, andere aanbestedende diensten (zoals gemeenten en provincies) | EUR 216.000 |
| Leveringen en diensten, speciale sectoren | EUR 432.000 |
| Werken | EUR 5.404.000 |
De drempels worden elke twee jaar door de Europese Commissie vastgesteld. Voor de klassieke sector staan ze in Gedelegeerde Verordening (EU) 2025/2152. Controleer bij elk traject welke bedragen op dat moment gelden.
Stappenplan voor een goede raming
- Bepaal de scope. Welke leveringen, diensten of werken horen bij deze behoefte? Kijk ook naar wat functioneel samenhangt, bijvoorbeeld licenties, implementatie, beheer en ondersteuning.
- Bepaal de looptijd. Neem de initiële looptijd plus alle mogelijke verlengingen.
- Tel opties mee. Denk aan extra modules, extra gebruikers of aanvullende dienstverlening die u in de stukken als optie opneemt.
- Zoek referentiewaarden. Gebruik eerdere contracten, facturen, prijslijsten, marktinformatie of een marktconsultatie.
- Reken in scenario’s. Maak een lage, verwachte en hoge variant. Gebruik voor de procedurekeuze de realistische totale waarde, niet de laagste.
- Leg de onderbouwing vast. Noteer de bronnen, aannames en de datum. Bij vragen van een accountant of een klacht van een ondernemer kunt u dan laten zien hoe u tot de raming kwam.
Bijzondere situaties
Raamovereenkomsten
Bij een raamovereenkomst raamt u de maximale waarde van alle opdrachten die u tijdens de looptijd verwacht af te roepen. Die maximale waarde neemt u ook op in de aanbestedingsstukken.
Percelen
Deelt u een opdracht op in percelen, dan telt u voor de drempeltoets de waarde van alle percelen bij elkaar op. Onder voorwaarden mag u kleine percelen toch nationaal of onderhands gunnen. Toets die uitzondering zorgvuldig voordat u haar gebruikt.
Opdrachten zonder vaste looptijd
Bij een opdracht voor onbepaalde tijd rekent u met een vaste periode. Voor leveringen en diensten is dat volgens de richtlijn het maandbedrag maal 48.
Wanneer raamt u?
De raming moet kloppen op het moment dat u de procedure start, bijvoorbeeld wanneer de aankondiging wordt verzonden. Een raming uit de eerste verkenning is daarvoor vaak te grof. Werk haar bij zodra de scope, de looptijd en de opties vastliggen, en controleer haar nog een keer vlak voor de publicatie. Leg elke versie vast met datum en reden van de wijziging.
Veelgemaakte fouten
- Alleen het eerste contractjaar ramen.
- Implementatie wel meetellen, maar beheer en ondersteuning in een apart traject zetten.
- Verlengingsopties vergeten met de gedachte dat ze toch niet worden gebruikt.
- Geen schriftelijke onderbouwing bewaren.
- De raming niet bijwerken als de scope tijdens de voorbereiding verandert.
Dit artikel geeft algemene informatie en is geen juridisch advies voor uw specifieke situatie.
Hulp nodig?
Ad Rem Consultants helpt bij het opstellen en onderbouwen van ramingen en bij de procedurekeuze die daaruit volgt. Twijfelt u over de waarde van uw opdracht? neem contact op.
