Raamovereenkomsten: looptijd, maximum en afroepen
3 min lezen
Een raamovereenkomst is handig als u weet dat u iets nodig hebt, maar nog niet precies hoeveel of wanneer. U legt de voorwaarden vooraf vast en roept tijdens de looptijd af. Toch gaan er bij raamovereenkomsten veel dingen mis. Dit artikel behandelt de drie belangrijkste onderwerpen: de looptijd, het maximum en het afroepen.
Wat is een raamovereenkomst?
Een raamovereenkomst is een overeenkomst tussen een of meer aanbestedende diensten en een of meer ondernemers. Ze legt de voorwaarden vast voor opdrachten die tijdens een bepaalde periode worden geplaatst, zoals prijzen en hoeveelheden. De opdrachten zelf heten nadere overeenkomsten of afroepen.
Looptijd
Een raamovereenkomst voor overheidsopdrachten duurt in beginsel maximaal vier jaar. Een langere looptijd kan alleen in uitzonderlijke, goed gemotiveerde gevallen. Denk aan een opdracht waarbij de ondernemer grote investeringen moet doen die hij in vier jaar niet kan terugverdienen. Voor de speciale sectoren geldt een maximum van acht jaar.
Tel opties tot verlenging mee. Een raamovereenkomst van twee jaar met drie keer een optie van een jaar komt uit op vijf jaar en vraagt dus om een motivering.
Het maximum: verplicht vooraf bekendmaken
Het Hof van Justitie van de Europese Unie heeft in 2021 in de zaak Simonsen & Weel (C-23/20) bepaald dat de aanbestedende dienst in de aankondiging of de aanbestedingsstukken het volgende vermeldt:
- de geraamde hoeveelheid of waarde;
- de maximale hoeveelheid of waarde van wat onder de raamovereenkomst kan worden afgenomen.
Is het maximum bereikt, dan heeft de raamovereenkomst haar werking verloren. Verdere afroepen zijn dan niet meer mogelijk, ook als de looptijd nog niet voorbij is. U moet dan opnieuw aanbesteden.
Zo bepaalt u een realistisch maximum
- Kijk naar het historisch verbruik van de afgelopen jaren.
- Neem bekende plannen mee, zoals groei, nieuwe locaties of projecten.
- Voeg een onderbouwde marge toe voor onzekerheid.
- Controleer of de deelnemende organisaties allemaal zijn meegeteld.
- Leg de berekening vast in het inkoopdossier.
Een maximum dat veel hoger ligt dan realistisch, is lastig te verdedigen en vertekent de markt. Een te krap maximum betekent dat de raamovereenkomst te vroeg afloopt.
Afroepen
Hoe u afroept, hangt af van het aantal ondernemers in de raamovereenkomst.
| Situatie | Hoe afroepen |
|---|---|
| Eén ondernemer | U plaatst nadere overeenkomsten binnen de voorwaarden van de raamovereenkomst. U mag de ondernemer schriftelijk vragen zijn aanbieding zo nodig aan te vullen. |
| Meerdere ondernemers, alle voorwaarden vastgelegd | U roept af zonder nieuwe mededinging, volgens objectieve regels die in de stukken staan, bijvoorbeeld een vaste volgorde of een verdeelsleutel. |
| Meerdere ondernemers, niet alle voorwaarden vastgelegd | U houdt een minicompetitie: u nodigt de ondernemers uit om een aanbieding te doen voor de concrete opdracht en gunt op de vooraf bekende criteria. |
Een combinatie is ook mogelijk, mits u vooraf in de stukken vastlegt wanneer u welke manier gebruikt.
Minicompetitie: aandachtspunten
- Nodig alle ondernemers uit die de opdracht kunnen uitvoeren.
- Geef een redelijke termijn voor een aanbieding.
- Gebruik de criteria die in de raamovereenkomst zijn genoemd, eventueel nader uitgewerkt.
- Leg de beoordeling en de keuze vast.
Veelgemaakte fouten
- Geen maximum vermeld. Een raamovereenkomst zonder maximum is kwetsbaar.
- Verbruik niet bijhouden. Zonder registratie van afroepen weet u niet wanneer het maximum in zicht komt. Neem dit op in het contractregister.
- Afroepen buiten de scope. Een afroep die niet onder de omschrijving van de raamovereenkomst valt, is een nieuwe opdracht.
- Organisaties laten meeliften die niet zijn genoemd. Alleen de aanbestedende diensten die in de stukken staan, mogen afroepen.
- Wezenlijke wijzigingen. Nadere overeenkomsten mogen de voorwaarden van de raamovereenkomst niet wezenlijk wijzigen.
Dit artikel geeft algemene informatie en is geen juridisch advies.
Hulp nodig?
Wilt u een raamovereenkomst inrichten met een goed onderbouwd maximum en heldere afroepregels, of het verbruik in een lopend contract bewaken? Ad Rem Consultants helpt bij het ontwerp en het contractmanagement. Neem contact op.
