De Nota van Inlichtingen als aanbestedende dienst: helder en tijdig antwoorden
3 min lezen
In bijna elke aanbesteding stellen ondernemers vragen. De antwoorden bundelt u in een Nota van Inlichtingen (NvI). Een goede NvI maakt de stukken duidelijker en voorkomt fouten in inschrijvingen. Een slordige NvI kan juist nieuwe onduidelijkheid of bezwaar opleveren. Dit artikel laat zien hoe u als aanbestedende dienst helder en tijdig antwoordt.
Wat is de status van de Nota van Inlichtingen?
De NvI maakt deel uit van de aanbestedingsstukken. Antwoorden kunnen de leidraad, het programma van eisen of de conceptovereenkomst aanvullen of wijzigen. Leg in de leidraad vast welke rangorde geldt als documenten elkaar tegenspreken. Gebruikelijk is dat een latere NvI voorgaat op eerdere stukken.
Planning: tijd voor vragen en antwoorden
Neem in de planning in de leidraad op:
- de uiterste datum en tijd voor het stellen van vragen;
- de datum waarop de NvI wordt gepubliceerd;
- of er een tweede vragenronde is.
De Europese richtlijn vraagt dat aanvullende inlichtingen uiterlijk zes dagen voor de sluitingstermijn van de inschrijving beschikbaar zijn, mits ze op tijd zijn gevraagd. Bij een versnelde procedure is dat vier dagen. Lukt dat niet, of verandert u de stukken wezenlijk, dan verlengt u de inschrijftermijn. In de praktijk is zes dagen vaak te krap. Inschrijvers moeten de antwoorden nog verwerken. Plan de NvI daarom ruim voor de sluiting.
Vragen ontvangen en ordenen
Laat inschrijvers vragen stellen via het aanbestedingsplatform, met een vast format. Vraag per vraag om:
- een verwijzing naar het document, de paragraaf en de pagina;
- de vraag zelf;
- eventueel een toelichting of voorstel.
Ordenen per document scheelt tijd. Voeg dubbele vragen samen. Maak vragen anoniem: haal namen, producten en andere gegevens die een inschrijver herkenbaar maken uit de tekst.
Helder antwoorden
Elk antwoord moet zelfstandig te begrijpen zijn. Gebruik deze typen antwoorden:
| Type | Wanneer | Voorbeeld |
|---|---|---|
| Bevestiging | De vraag klopt met de stukken. | “Ja. Dat is juist.” |
| Verduidelijking | De stukken zijn niet eenduidig. | “Met ‘werkdag’ bedoelt de aanbestedende dienst maandag tot en met vrijdag, behalve nationale feestdagen.” |
| Wijziging | De stukken worden aangepast. | “Eis 4.2 wordt als volgt gewijzigd: …” |
| Afwijzing | Een verzoek tot aanpassing wordt niet gehonoreerd. | “Nee. De eis blijft gehandhaafd, omdat …” |
Geef bij een afwijzing kort de reden. Dat voorkomt herhaalde vragen en helpt bij een eventuele klacht.
Gelijke behandeling
Alle inschrijvers krijgen dezelfde informatie op hetzelfde moment. Beantwoord dus geen vragen per telefoon of mail aan één partij. Publiceer elk antwoord voor iedereen via het platform. Een vraag die alleen bedrijfsgevoelige informatie bevat, kunt u in algemene termen herformuleren voordat u hem publiceert.
Een goed antwoordproces
- Wijs per onderwerp één eigenaar aan voor de antwoorden.
- Laat een tweede persoon alle antwoorden lezen op tegenstrijdigheid met de stukken.
- Publiceer bij wijzigingen ook geconsolideerde versies van de aangepaste documenten, met de wijzigingen zichtbaar gemarkeerd.
- Controleer na de NvI of de planning nog haalbaar is.
Na de Nota van Inlichtingen
Gebruik de vragen als leerbron. Veel vragen over hetzelfde onderwerp wijzen op een onduidelijk deel van de stukken. Noteer dat in een korte evaluatie na de aanbesteding en pas uw sjablonen aan. Bewaar de vragen, de antwoorden en de interne afstemming in het inkoopdossier. Bij een klacht of kort geding moet u kunnen laten zien hoe een antwoord tot stand kwam.
Veelgemaakte fouten
- “Zie de leidraad”. Als het antwoord in de leidraad stond, was de vraag waarschijnlijk niet gesteld. Geef het antwoord alsnog in eigen woorden.
- Nieuwe eisen zonder extra tijd. Een nieuwe eis via de NvI vraagt mogelijk om een langere inschrijftermijn.
- Tegenstrijdige antwoorden. Twee antwoorden die elkaar tegenspreken, leiden tot onvergelijkbare inschrijvingen.
- Te laat publiceren. Inschrijvers kunnen de antwoorden dan niet meer goed verwerken.
Dit artikel geeft algemene informatie en is geen juridisch advies.
Hulp nodig?
Wilt u ondersteuning bij het beantwoorden van vragen of een tweede lezer voor uw Nota van Inlichtingen? Ad Rem Consultants helpt bij het opstellen en controleren van antwoorden. Neem contact op.
