Na de gunningsbeslissing: debrief, verificatievragen en bezwaar
4 min lezen
De gunningsbeslissing is het moment waarop de aanbestedende dienst bekendmaakt aan wie zij de opdracht wil gunnen. Voor inschrijvers die niet winnen, begint dan een korte periode waarin zij kunnen nagaan of de beoordeling klopt en zo nodig bezwaar kunnen maken. Ook voor de winnaar valt er in deze fase iets te leren. Dit artikel beschrijft wat u doet na de gunningsbeslissing.
Wat de mededeling moet bevatten
Bij een Europese aanbesteding schrijft de Aanbestedingswet 2012 voor dat de mededeling van de gunningsbeslissing de relevante redenen voor de beslissing bevat. Daaronder vallen onder meer de kenmerken en relatieve voordelen van de winnende inschrijving, de naam van de winnaar en de opschortende termijn. Controleer direct of de mededeling deze informatie bevat en of uw eigen scores per criterium zijn gemotiveerd.
De opschortende termijn
Na de gunningsbeslissing geldt bij Europese aanbestedingen een opschortende termijn van ten minste 20 kalenderdagen, ook wel de Alcatel-termijn genoemd. In die periode mag de aanbestedende dienst de overeenkomst nog niet sluiten. Wilt u de beslissing aanvechten, dan moet u in de regel binnen deze termijn actie ondernemen, meestal door een kort geding aanhangig te maken. Lees in de leidraad en de mededeling hoe de termijn precies loopt en welke rechtsbeschermingsclausule geldt. Daarna is bezwaar in de praktijk vaak niet meer mogelijk.
Stap 1: analyseer de beoordeling
- Leg uw scores per subcriterium naast die van de winnaar.
- Vergelijk de motivering met de beoordelingsaspecten en de schaal uit de leidraad.
- Reken na of het gunningsmodel juist is toegepast, ook voor de prijs.
- Noteer waar de motivering onduidelijk, tegenstrijdig of onvolledig is.
Stap 2: stel verificatievragen
Met verificatievragen vraagt u de aanbestedende dienst om toelichting op de beoordeling. Stel ze kort na de gunningsbeslissing, schriftelijk en concreet. Vraag bijvoorbeeld welke passage uit uw inschrijving heeft geleid tot een lagere score, of hoe een beoordelingsaspect is toegepast. Houd er rekening mee dat het stellen van vragen de opschortende termijn niet automatisch verlengt. Vraag daar zo nodig expliciet om en wacht niet op het antwoord als de termijn bijna verloopt.
Stap 3: vraag om een debrief
Een debrief is een gesprek waarin de aanbestedende dienst de beoordeling toelicht. Niet elke aanbestedende dienst biedt dat aan, maar een verzoek is vaak welkom. Bereid het gesprek voor met uw analyse en uw vragen. Gebruik het vooral om te leren: wat had in de ogen van de commissie tot een hogere score geleid? Ook als u heeft gewonnen, levert een debrief waardevolle inzichten op voor volgende inschrijvingen.
Stap 4: beslis over bezwaar
Ziet u een fout in de beoordeling of de procedure, dan zijn er verschillende wegen:
- Klacht bij de aanbestedende dienst. Veel aanbestedende diensten hebben een klachtenloket. Een klacht schort de termijn niet altijd op; lees de klachtenregeling.
- Commissie van Aanbestedingsexperts. Na een klacht bij de aanbestedende dienst kunt u zich tot deze commissie wenden voor een niet-bindend advies. Ook dit schort de termijn meestal niet op.
- Kort geding. Voor een bindende uitspraak binnen de opschortende termijn is dit in de praktijk de gebruikelijke route. Schakel daarvoor tijdig een advocaat in.
Wetsvoorstel 36874 tot wijziging van de Aanbestedingswet 2012 beoogt de rechtsbescherming bij aanbesteden te versterken, onder meer rond klachtafhandeling, de Commissie van Aanbestedingsexperts en de motiveringsplicht. Het voorstel is nog in behandeling en dus nog niet van kracht.
Checklist voor de eerste dagen na de gunningsbeslissing
- Datum van de mededeling en einddatum van de opschortende termijn vastgelegd.
- Inhoud van de mededeling gecontroleerd op de vereiste informatie.
- Scores en motivering geanalyseerd.
- Verificatievragen verstuurd en zo nodig verlenging van de termijn gevraagd.
- Debrief aangevraagd.
- Besluit over bezwaar genomen, met juridische ondersteuning waar nodig.
Dit artikel bevat algemene informatie en is geen juridisch advies. Laat u bij een mogelijk bezwaar tijdig bijstaan door een advocaat.
Hulp nodig?
Ad Rem Consultants ondersteunt inschrijvers bij nazorg: het analyseren van de gunningsbeslissing, het opstellen van verificatievragen en het voorbereiden van een debrief. Neem contact op; houd er rekening mee dat de termijn kort is.
