Marktverkenning en marktconsultatie: zo haalt u kennis op zonder de markt te bevoordelen
3 min lezen
Wie aanbesteedt, weet niet altijd wat de markt kan bieden. Welke oplossingen zijn er, wat kost het ongeveer en zijn uw eisen haalbaar? Een marktverkenning en een marktconsultatie helpen om die vragen te beantwoorden voordat u de aanbesteding start. Ze brengen wel een risico mee: een leverancier die meedenkt, kan een voorsprong krijgen. Dit artikel laat zien hoe u kennis ophaalt en tegelijk de concurrentie eerlijk houdt.
Verkenning en consultatie: het verschil
- Marktverkenning is onderzoek dat u zelf doet: websites, brancherapporten, eerdere aanbestedingen, gesprekken met collega-organisaties. Leveranciers zijn er niet actief bij betrokken.
- Marktconsultatie is een gerichte uitvraag aan de markt. U stelt leveranciers vragen of legt een concept voor en vraagt om reacties.
Begin met verkenning. Vaak weet u daarna precies welke vragen u in een consultatie nog wilt stellen.
Wat zegt de regelgeving?
De Europese aanbestedingsrichtlijn 2014/24/EU staat marktconsultaties uitdrukkelijk toe (artikel 40), zolang dat niet leidt tot vervalsing van de mededinging en de beginselen van non-discriminatie en transparantie worden gerespecteerd. Artikel 41 regelt wat u moet doen als een ondernemer vooraf betrokken is geweest: u neemt passende maatregelen om te zorgen dat de mededinging niet wordt vervalst. Volgens de handreiking van PIANOo, het expertisecentrum aanbesteden van de Rijksoverheid, stelt de Nederlandse wet geen aanvullende procedurele eisen. U bent dus vrij in de vorm, binnen de grenzen van die beginselen.
Vormen van marktconsultatie
- Schriftelijke vragenlijst. Ook wel request for information (RFI) genoemd. Geschikt om breed informatie op te halen en goed te vergelijken.
- Informatiebijeenkomst. U presenteert uw plannen aan alle geïnteresseerden tegelijk en beantwoordt vragen.
- Individuele gesprekken. Geven de meeste diepgang, maar vragen extra zorg voor gelijke behandeling.
- Consultatie op conceptstukken. U legt een concept-specificatie of conceptcontract voor en vraagt om commentaar.
Stappenplan
- Bepaal het doel. Wat wilt u weten? Haalbaarheid van eisen, prijsniveau, mogelijke oplossingen, gangbare contractvormen of de belangstelling van de markt?
- Kies de vorm. Stem de vorm af op het doel en op de omvang van de markt.
- Maak de consultatie openbaar. Kondig haar aan via een openbaar kanaal, zoals TenderNed, zodat alle geïnteresseerden kunnen reageren.
- Stel neutrale vragen. Vraag naar mogelijkheden en ervaringen, niet naar een voorkeur voor een bepaald product.
- Behandel iedereen gelijk. Geef alle deelnemers dezelfde informatie, dezelfde tijd en dezelfde gelegenheid.
- Leg vast en deel. Maak een verslag van de uitkomsten en voeg relevante informatie toe aan de aanbestedingsstukken.
- Verwerk de uitkomsten. Pas uw specificatie, raming of planning aan en leg vast wat u wel en niet heeft overgenomen.
Voorafgaande betrokkenheid: wat moet u doen?
Heeft een leverancier inhoudelijk meegedacht of zelfs meegeschreven aan de stukken, dan heeft die mogelijk een kennisvoorsprong. Maatregelen die u kunt nemen:
- Alle relevante informatie die met die leverancier is gedeeld of door die leverancier is aangeleverd, beschikbaar stellen aan alle inschrijvers.
- Voldoende lange termijnen voor de inschrijving hanteren, zodat anderen de achterstand kunnen inhalen.
- De betrokkenheid en de genomen maatregelen vastleggen.
Uitsluiting van de betrokken leverancier is alleen aan de orde als er geen andere manier is om gelijke behandeling te waarborgen. Die leverancier moet dan eerst de gelegenheid krijgen om aan te tonen dat de betrokkenheid de mededinging niet vervalst.
Valkuilen
- Eén vaste leverancier om advies vragen en diens productbeschrijving overnemen in de specificatie.
- Een prijsindicatie behandelen als bindende offerte.
- Vertrouwelijke informatie van deelnemers delen met anderen.
- Geen verslag maken, waardoor u later niet kunt aantonen dat u iedereen gelijk heeft behandeld.
Checklist
- Het doel van de consultatie is helder.
- De consultatie is openbaar aangekondigd of alle bekende partijen zijn gelijk benaderd.
- Vragen zijn neutraal geformuleerd.
- Er is een verslag dat bij de aanbestedingsstukken komt.
- Voorafgaande betrokkenheid van leveranciers is vastgelegd, met maatregelen.
Dit artikel geeft algemene informatie en is geen juridisch advies voor uw specifieke situatie.
Hulp nodig?
Ad Rem Consultants helpt bij het opzetten en begeleiden van marktconsultaties, van vragenlijst tot verwerking in de aanbestedingsstukken. Wilt u uw consultatie goed voorbereiden? neem contact op.
