Leveranciersmanagement: classificeren en het juiste overleg voeren
3 min lezen
De meeste organisaties hebben honderden leveranciers. Met een klein deel daarvan voert u intensief overleg, met de rest nauwelijks. Dat is terecht, mits de keuze bewust is gemaakt. Leveranciersmanagement begint met de vraag welke leveranciers welke aandacht verdienen.
Contractmanagement en leveranciersmanagement
Contractmanagement gaat over het nakomen van afspraken in een specifiek contract. Leveranciersmanagement kijkt breder: naar de relatie met een leverancier over alle contracten heen, naar ontwikkeling en naar risico’s. Bij een leverancier met meerdere contracten wilt u een beeld van het geheel, niet alleen van elk contract los.
Stap 1: classificeer uw leveranciers
Een veelgebruikt hulpmiddel is de matrix van Kraljic. Die zet twee vragen tegen elkaar af: hoe groot is de financiële of strategische impact van wat u inkoopt, en hoe groot is het leveringsrisico? Dat levert vier groepen op.
| Groep | Kenmerk | Aanpak |
|---|---|---|
| Strategisch | Hoge impact, hoog risico | Intensieve samenwerking, gezamenlijke plannen, overleg op directieniveau. |
| Hefboom | Hoge impact, laag risico | Marktwerking benutten, scherp op prijs en prestatie sturen. |
| Knelpunt | Lage impact, hoog risico | Leveringszekerheid borgen, alternatieven zoeken, afhankelijkheid beperken. |
| Routine | Lage impact, laag risico | Efficiënt afhandelen, bundelen, weinig beheerlast. |
Vul de matrix aan met criteria die voor uw organisatie belangrijk zijn. Denk aan de afhankelijkheid van de leverancier voor kernprocessen, de toegang tot gevoelige gegevens of de mate waarin de leverancier moeilijk te vervangen is. Voor financiële instellingen speelt daarbij mee of een dienst een kritieke of belangrijke functie ondersteunt.
Stap 2: bepaal per groep het overleg
Overleg kost tijd, aan beide kanten. Richt het daarom in naar belang. Een gangbare indeling kent drie niveaus.
| Niveau | Deelnemers | Onderwerpen |
|---|---|---|
| Strategisch | Contracteigenaar en directie of accountmanagement van de leverancier | Richting van de samenwerking, ontwikkelingen in de markt, verbetering en innovatie, grote risico’s. |
| Tactisch | Contractmanager en servicemanager van de leverancier | Prestaties tegen de afspraken, wijzigingen, financiën, verbeterplannen, escalaties. |
| Operationeel | Gebruikers of functioneel beheer en de uitvoerende teams | Dagelijkse uitvoering, meldingen, planning. |
Een strategische leverancier krijgt alle drie de niveaus, met een vaste frequentie. Een routineleverancier heeft vaak genoeg aan operationeel contact en een jaarlijkse evaluatie.
Stap 3: maak het overleg zinvol
Overleg dat alleen uit het doorlopen van een rapportage bestaat, levert weinig op. Een paar praktische tips:
- Stuur de agenda en de rapportage vooraf rond, zodat de tijd naar bespreking gaat.
- Bespreek vaste onderwerpen: prestaties, acties uit het vorige overleg, wijzigingen, risico’s en verbeterpunten.
- Leg besluiten en acties vast, met een eigenaar en een datum.
- Vraag de leverancier ook naar knelpunten aan de kant van de opdrachtgever.
- Houd escalatie apart. Een escalatie volgt de route uit het contract en wacht niet op het volgende reguliere overleg.
Een voorbeeld
Een organisatie koopt kantoorartikelen, een salarisadministratiepakket en een gespecialiseerde koppeling met een toezichthouder in. De kantoorartikelen zijn routine: veel aanbieders, weinig risico. Het salarispakket is strategisch: hoge impact en lastig te vervangen. De koppeling is klein in waarde, maar er is maar een leverancier die hem onderhoudt. Dat maakt het een knelpunt. Hier ligt de aandacht vooral bij continuïteit: documentatie, een exitregeling en het zoeken naar een tweede partij die het werk zou kunnen overnemen.
Stap 4: evalueer en herclassificeer
Een classificatie is geen vaststaand gegeven. Een routineleverancier kan een knelpunt worden als de markt verandert of als een product moeilijk verkrijgbaar wordt. Herhaal de classificatie daarom periodiek, bijvoorbeeld jaarlijks, en bij grote wijzigingen in een contract.
Evalueer de samenwerking ook zelf. Een eenvoudige jaarlijkse beoordeling op kwaliteit, betrouwbaarheid, communicatie en prijs geeft een beeld van de ontwikkeling. Deel de uitkomst met de leverancier. Dat werkt beter dan alleen een oordeel achter de schermen.
Valkuilen
- Alle leveranciers op dezelfde manier behandelen, waardoor de belangrijke te weinig aandacht krijgen.
- Classificeren op contractwaarde alleen. Een goedkoop contract kan toch kritiek zijn voor de bedrijfsvoering.
- Strategisch overleg zonder besluitvorming, waardoor het een vrijblijvend praatje wordt.
- Geen vaste eigenaar per leverancier, waardoor signalen uit verschillende contracten niet bij elkaar komen.
Hulp nodig?
Ad Rem Consultants helpt bij het classificeren van leveranciers en het inrichten van een passende overlegstructuur, als onderdeel van contractmanagement volgens de CATS-methode. Wilt u weten waar u kunt beginnen? neem contact op.
