De leidraad lezen zoals de beoordelaar: vijf dingen om eerst te zoeken
4 min lezen
Een aanbestedingsleidraad telt al snel tientallen pagina’s, met bijlagen erbij soms honderden. Wie van voor naar achter leest, mist vaak de onderdelen die de score bepalen. Een beoordelaar leest anders: hij zoekt wat hij moet beoordelen, hoe hij moet scoren en wanneer een inschrijving niet verder komt. Dit artikel beschrijft vijf onderdelen die u als inschrijver eerst opzoekt.
1. Het gunningsmodel en de weging
Zoek eerst op welk gunningscriterium de aanbestedende dienst gebruikt. De Aanbestedingswet 2012 spreekt van de economisch meest voordelige inschrijving, met als hoofdregel gunning op beste prijs-kwaliteitverhouding. Kijk vervolgens hoe prijs en kwaliteit worden verrekend en hoeveel elk subcriterium weegt. Dat bepaalt waar uw schrijfinspanning naartoe gaat. Een subcriterium dat zwaar weegt, verdient meer aandacht dan een onderdeel dat nauwelijks punten oplevert.
2. De beoordelingsschaal en de beschrijving per score
Zoek de beoordelingsschaal op. Veel leidraden gebruiken een schaal zoals 100, 70, 50, 30 en 0 punten, met per score een korte beschrijving. Lees die beschrijvingen woord voor woord. Vaak vraagt de hoogste score dat de inschrijving onderscheidend is en meerwaarde biedt ten opzichte van de vraag. Een antwoord dat alleen de vraag beantwoordt, komt dan niet verder dan een middenscore. Let op: de betekenis van begrippen als meerwaarde of onderscheidend vermogen komt altijd uit de stukken van de aanbestedende dienst, niet uit een algemene definitie.
3. De manier waarop de commissie werkt
Zoek op hoe de beoordelingscommissie is samengesteld en hoe zij tot een score komt. Commissies beoordelen vaak eerst individueel en komen daarna in een consensusoverleg tot een gezamenlijke score. Dat heeft gevolgen voor uw tekst. Elke beoordelaar moet zelfstandig kunnen terugvinden waar u op de vraag ingaat. Een tekst die alleen begrijpelijk is voor een specialist, krijgt in het consensusoverleg moeilijk steun van de andere leden.
4. Eisen, formats en knock-outs
Zoek alle bepalingen die tot ongeldigheid kunnen leiden. Denk aan verplichte formulieren, paginalimieten, lettergrootte, de voertaal, verplichte bijlagen en de wijze van ondertekenen. Kijk ook of varianten zijn toegestaan en of voorbehouden bij de conceptovereenkomst worden geaccepteerd. Zet deze punten direct in een controlelijst. Ze zijn minder interessant om te lezen dan de gunningscriteria, maar een fout kost hier de hele inschrijving.
5. De planning en de vragenronde
Zoek de uiterste datum voor het stellen van vragen, de datum van de Nota van Inlichtingen (het document met de antwoorden op alle vragen) en de sluitingsdatum. Reken terug: wanneer moet de eerste versie van elk onderdeel klaar zijn, wanneer zijn de reviewrondes en wanneer tekent de bevoegd vertegenwoordiger? Onduidelijkheden die u bij het lezen tegenkomt, noteert u direct als mogelijke vraag voor de Nota van Inlichtingen.
Een praktische leesvolgorde
- Aankondiging en samenvatting van de opdracht.
- Gunningsmodel, weging en beoordelingsschaal.
- De vragen of opdrachten per subcriterium, met de formats.
- Uitsluitingsgronden, geschiktheidseisen en minimumeisen.
- Conceptovereenkomst en algemene voorwaarden.
- Planning, procedurele bepalingen en de wijze van indienen.
- Pas daarna de beschrijvende delen en de achtergrond.
Wat u na het lezen moet hebben
- Een overzicht van alle subcriteria met weging, maximum aantal pagina’s en wat de hoogste score vraagt.
- Een lijst met knock-outpunten en formats.
- Een lijst met onduidelijkheden als basis voor vragen in de Nota van Inlichtingen.
- Een terugrekenplanning tot de sluitingsdatum.
- Een eerste inschatting van de winkans voor de bid/no-bid-beslissing.
Valkuilen
- Alleen de vraag lezen. De beoordelingsaspecten staan soms op een andere plek dan de vraag zelf. Lees beide samen.
- Eigen begrippen gebruiken. Gebruik de termen uit de leidraad. Een beoordelaar zoekt naar die termen.
- Bijlagen overslaan. Het programma van eisen of de conceptovereenkomst bevat vaak eisen die in de leidraad niet worden herhaald.
Dit artikel bevat algemene informatie. De stukken van de aanbestedende dienst zijn altijd leidend.
Hulp nodig?
Ad Rem Consultants analyseert leidraden, gunningsmodellen en beoordelingssystematiek vanuit het perspectief van de beoordelaar. Wilt u een tweede blik op een lopende aanbesteding? Neem contact op.
