Inkoopstrategie bepalen: van categorie tot contractvorm
3 min lezen
Een inkoopstrategie beschrijft hoe u een behoefte gaat invullen. Het is de brug tussen de intake en de aanbestedingsstukken. In de strategie bepaalt u onder meer hoe u de markt benadert, hoeveel leveranciers u wilt, welke contractvorm past en hoe u de prijs regelt. Een goede strategie maakt de rest van het traject eenvoudiger, omdat de belangrijke keuzes al gemaakt zijn.
Stap 1: positioneer de categorie
Een veelgebruikt hulpmiddel is de portfoliomatrix van Kraljic. Die zet twee vragen tegen elkaar af: hoe groot is de impact op uw organisatie (bijvoorbeeld financieel of voor de continuïteit) en hoe groot is het leveringsrisico (bijvoorbeeld door weinig aanbieders)? Dat levert vier kwadranten op:
| Kwadrant | Kenmerk | Strategische richting |
|---|---|---|
| Routineproducten | Lage impact, laag risico | Efficiënt inkopen, weinig proceskosten, bijvoorbeeld via catalogus of raamovereenkomst |
| Hefboomproducten | Hoge impact, laag risico | Concurrentie benutten, scherp op prijs en voorwaarden |
| Knelpuntproducten | Lage impact, hoog risico | Leveringszekerheid borgen, alternatieven zoeken |
| Strategische producten | Hoge impact, hoog risico | Langdurige samenwerking, sterke regie en goede exitafspraken |
De positie bepaalt waar de nadruk ligt. Bij een hefboomproduct telt de prijs zwaarder. Bij een strategisch product gaat het meer om kwaliteit, samenwerking en continuïteit.
Stap 2: kies de marktbenadering
- Eén leverancier of meerdere? Meerdere leveranciers spreiden het risico, maar vragen meer regie.
- Eén opdracht of opdelen in percelen? Percelen kunnen de toegang voor kleinere ondernemers vergroten en afhankelijkheid verminderen.
- Zelf aanbesteden of aansluiten bij een gezamenlijke inkoop of een bestaande raamovereenkomst?
Stap 3: kies de contractvorm
- Enkelvoudige overeenkomst. Eén opdracht met een vaste scope. Geschikt als u precies weet wat u nodig heeft.
- Raamovereenkomst. Een kader waarbinnen u gedurende de looptijd opdrachten afroept. Bij één leverancier roept u direct af; bij meerdere leveranciers houdt u vaak een minicompetitie per opdracht. Voor de klassieke sector geldt in de regel een maximale looptijd van vier jaar, tenzij een langere looptijd gerechtvaardigd is.
- Dienstverleningsovereenkomst met prestatieafspraken. Geschikt voor doorlopende diensten zoals beheer en hosting, met afspraken over serviceniveaus in een service level agreement (SLA).
Stap 4: kies het prijsmodel
| Prijsmodel | Geschikt als | Let op |
|---|---|---|
| Vaste prijs | De scope goed te beschrijven is | Meerwerk bij wijzigingen; leverancier rekent risico in |
| Nacalculatie (regie) | De omvang vooraf onzeker is | Sturing op inzet en uren is nodig |
| Prestatiegerichte vergoeding | Het resultaat goed meetbaar is | Meetmethode moet vooraf vastliggen |
| Mengvorm | Een vast deel en een variabel deel te onderscheiden zijn | Duidelijke grens tussen beide delen |
Stap 5: bepaal de gunningssystematiek
Bij een aanbesteding gunt u op de economisch meest voordelige inschrijving. Dat kan op basis van de beste prijs-kwaliteitverhouding, de laagste kosten op basis van kosteneffectiviteit (zoals levensduurkosten) of de laagste prijs. De keuze volgt uit de categorie. Bij een strategisch product ligt een zwaar kwaliteitsdeel voor de hand. Bij een gestandaardiseerd routineproduct kan prijs een grotere rol spelen.
Denk bij de gunningssystematiek ook aan de kosten over de hele levensduur. Een lage aanschafprijs kan samengaan met hoge kosten voor beheer, licenties of een latere overstap. Door die kosten mee te wegen, voorkomt u dat de goedkoopste inschrijving over de looptijd de duurste blijkt.
Stap 6: leg de strategie vast
Schrijf de strategie op in een kort document van enkele pagina’s: de behoefte, de positie in de matrix, de marktbenadering, de contractvorm, het prijsmodel, de gunningssystematiek, de procedure en de belangrijkste risico’s. Laat dit document vaststellen door de budgethouder. Het is de basis voor alle volgende stappen.
Valkuilen
- Het vorige contract kopiëren zonder te kijken of de situatie is veranderd.
- Een vaste prijs vragen voor een scope die nog niet duidelijk is.
- Een raamovereenkomst met meerdere leveranciers kiezen zonder de capaciteit om minicompetities te organiseren.
- Geen aandacht voor exit bij strategische producten.
Hulp nodig?
Ad Rem Consultants helpt bij het opstellen van inkoopstrategieën en bij de keuze van contractvorm, prijsmodel en gunningssystematiek. Wilt u uw strategie laten toetsen? neem contact op.
