Gunnen op beste prijs-kwaliteitverhouding: een gunningsmodel dat werkt
3 min lezen
Gunnen op beste prijs-kwaliteitverhouding (BPKV) is in Nederland het uitgangspunt. Wie op laagste prijs of laagste kosten wil gunnen, moet die keuze motiveren in de aanbestedingsstukken. Toch levert een BPKV-model niet vanzelf de beste aanbieding op. Een slecht ontworpen model kan precies de verkeerde partij laten winnen. Dit artikel laat zien hoe u een model bouwt dat werkt.
Wat is een gunningsmodel?
Een gunningsmodel bepaalt hoe u inschrijvingen vergelijkt. Het bestaat uit gunningscriteria, de weging daarvan, een manier van scoren en een rekenregel die prijs en kwaliteit samenbrengt. Inschrijvers moeten dit model vooraf kennen. Het moet dus vaststaan voordat de aanbesteding start.
Zeven stappen naar een werkend model
- Bepaal wat waarde heeft. Begin bij de behoefte, niet bij een standaardlijst. Welke prestaties maken voor uw organisatie echt verschil? Denk aan beschikbaarheid, implementatierisico, gebruiksgemak of duurzaamheid.
- Kies weinig, maar onderscheidende criteria. Elk criterium moet verband houden met het voorwerp van de opdracht. Drie tot vijf criteria is in de praktijk vaak genoeg. Te veel criteria vlakken verschillen uit.
- Scheid geschiktheid en gunning. Geschiktheidseisen gaan over de ondernemer: kan die de opdracht aan? Gunningscriteria gaan over de aanbieding: wat levert die op? Beoordeel ervaring die al in de geschiktheid zit niet nog een keer.
- Weeg bewust. Verdeel het gewicht tussen prijs en kwaliteit op basis van de markt. Bij een gestandaardiseerd product mag prijs zwaar wegen. Bij complexe dienstverlening hoort kwaliteit zwaarder te wegen.
- Kies een scoringsmethode. Zie de tabel hieronder.
- Test het model. Vul het model met drie of vier fictieve inschrijvingen: goedkoop met matige kwaliteit, duur met hoge kwaliteit en iets daartussen. Kijk welke partij wint. Klopt dat met wat u wilt bereiken?
- Beschrijf alles in de leidraad. Criteria, weging, scoreschaal, rekenregel en een rekenvoorbeeld. Inschrijvers moeten zelf kunnen narekenen hoe de score tot stand komt.
Drie gangbare methoden
| Methode | Werking | Let op |
|---|---|---|
| Gewogen factormethode | Prijs en kwaliteit krijgen elk punten, die u met een gewicht optelt. | Hoe u prijs omzet in punten, bepaalt veel van de uitkomst. |
| Gunnen op waarde | Kwaliteit wordt omgerekend naar een fictieve korting op de prijs. De laagste fictieve prijs wint. | De bedragen per kwaliteitspunt moeten in verhouding staan tot de verwachte prijs. |
| Prijs per kwaliteitspunt | De prijs wordt gedeeld door de kwaliteitsscore. De laagste uitkomst wint. | Gevoelig voor kleine verschillen in kwaliteitsscore. |
De valkuil van relatieve prijsscores
Bij veel modellen hangt de prijsscore af van de laagste inschrijving. De goedkoopste krijgt de maximale punten, de rest naar verhouding minder. Dat lijkt eerlijk, maar het heeft een bijwerking. De volgorde tussen twee inschrijvers kan veranderen door een derde inschrijver die geen kans maakt. Een zeer lage prijs van een zwakke partij drukt de prijsscores van alle anderen.
U voorkomt dat met een absolute prijsformule. Die rekent ten opzichte van een vast referentiebedrag, bijvoorbeeld uw raming of een maximumprijs. Of u kiest voor gunnen op waarde, waarbij kwaliteit in euro’s wordt uitgedrukt.
Voorbeeld van een criterium
Stel, u koopt een applicatiebeheerdienst in. Een zwak criterium is “Beschrijf uw visie op applicatiebeheer”. Dat levert algemene teksten op. Een sterker criterium is: “Beschrijf hoe u in de eerste drie maanden de kennisoverdracht van de huidige beheerder organiseert en welke risico’s u daarbij ziet.” Dat vraagt om een concreet plan en is goed te vergelijken.
Checklist voor publicatie
- Elk criterium houdt verband met het voorwerp van de opdracht.
- De weging is per criterium en subcriterium bekend.
- De scoreschaal heeft per stap een omschrijving.
- De rekenregel is uitgewerkt met een voorbeeld.
- Het model is getest met fictieve inschrijvingen.
- Paginalimieten en vormeisen zijn per criterium vastgelegd.
- Bij gunnen op laagste prijs of laagste kosten staat de motivering in de stukken.
Veelgemaakte fouten
- Criteria die bij alle inschrijvers dezelfde score opleveren, omdat ze minimumeisen herhalen.
- Een kwaliteitsgewicht dat zo laag is dat prijs altijd beslist.
- Subcriteria of wegingen die pas na opening van de inschrijvingen worden bepaald.
- Een rekenregel die negatieve scores of scores boven het maximum toelaat.
Dit artikel geeft algemene informatie en is geen juridisch advies.
Hulp nodig?
Wilt u een gunningsmodel laten toetsen of samen een model ontwerpen dat bij uw opdracht past? Ad Rem Consultants analyseert gunningsmodellen en beoordelingssystematiek en test ze vooraf met scenario’s. Neem contact op.
