Van behoefte naar specificatie: functioneel specificeren in de praktijk
3 min lezen
Een specificatie beschrijft wat u wilt inkopen. U kunt dat technisch doen, door precies voor te schrijven hoe de oplossing eruit moet zien, of functioneel, door te beschrijven wat de oplossing moet doen. Functioneel specificeren geeft leveranciers ruimte om hun kennis in te zetten. Het vraagt wel meer denkwerk vooraf. Dit artikel laat zien hoe u dat in de praktijk aanpakt.
Technisch of functioneel?
Een technische specificatie zegt bijvoorbeeld: een server met een bepaalde processor en een bepaalde hoeveelheid geheugen. Een functionele specificatie zegt: de applicatie moet 500 gelijktijdige gebruikers bedienen met een responstijd van maximaal twee seconden. De tweede vorm laat de keuze voor de techniek aan de leverancier en richt zich op het resultaat dat u nodig heeft.
Volledig functioneel specificeren is niet altijd mogelijk. Soms moet een oplossing aansluiten op bestaande systemen of standaarden. Dan neemt u die randvoorwaarden op als eis. Het gaat om de juiste mix: functioneel waar het kan, technisch waar het moet.
Merknamen en gelijkwaardigheid
Bij een aanbesteding mag u in de specificaties in beginsel niet verwijzen naar een bepaald merk, fabricaat of type. Alleen als de opdracht anders niet duidelijk genoeg te beschrijven is, mag dat bij uitzondering, en dan met de toevoeging “of gelijkwaardig”. Functioneel specificeren helpt om dit probleem te voorkomen.
Stappenplan
- Begin bij het doel. Wat moet de organisatie na afloop kunnen dat nu niet kan? Leg dit vast in een paar zinnen.
- Breng de gebruikers in kaart. Wie gaat de oplossing gebruiken, hoe vaak en waarvoor? Gebruik eventueel korte scenario’s: “een medewerker wil een aanvraag binnen vijf minuten afhandelen”.
- Vertaal scenario’s naar functies. Welke functies zijn nodig om elk scenario te ondersteunen?
- Bepaal de prestatie-eisen. Denk aan beschikbaarheid, responstijd, capaciteit en ondersteuningstijden. Maak ze meetbaar.
- Leg de randvoorwaarden vast. Koppelingen, standaarden, informatiebeveiliging, privacy, wet- en regelgeving en exit.
- Scheid eisen van wensen. Een eis is een harde voorwaarde: wie er niet aan voldoet, valt af. Een wens levert punten op in de beoordeling.
- Toets op proportionaliteit. Elke eis moet in redelijke verhouding staan tot de opdracht. Vraag bij elke eis: wat gaat er mis als deze eis vervalt?
Eisen en wensen: de valkuil van te veel eisen
Een lange lijst harde eisen voelt veilig, maar heeft nadelen. Elke eis verkleint het aantal leveranciers dat kan inschrijven. Bovendien zeggen eisen niets over kwaliteit boven het minimum. Wilt u verschil kunnen maken tussen goede en zeer goede oplossingen, maak dan van een deel van de eisen een wens of een gunningscriterium.
Voorbeelden van goede en minder goede formuleringen
| Minder goed | Beter |
|---|---|
| Het systeem moet gebruiksvriendelijk zijn. | Een nieuwe gebruiker kan na een instructie van maximaal een uur zelfstandig een aanvraag registreren. |
| De leverancier biedt goede ondersteuning. | Storingen met prioriteit 1 worden binnen vier uur verholpen, op werkdagen tussen 8.00 en 18.00 uur. |
| De oplossing is veilig. | De leverancier toont aan hoe de oplossing voldoet aan de in bijlage X genoemde beveiligingsmaatregelen. |
De betere formuleringen zijn toetsbaar. Dat helpt bij de beoordeling en later bij het contractmanagement, want wat u niet kunt meten, kunt u ook niet afdwingen.
De markt laten meedenken
Twijfelt u of uw specificatie haalbaar is of aansluit bij wat de markt biedt? Een marktconsultatie voorafgaand aan de aanbesteding kan helpen. U legt dan een concept voor aan leveranciers en vraagt om reacties. Zorg wel dat u geen leverancier bevoordeelt en dat informatie die u deelt later voor alle inschrijvers beschikbaar is.
Checklist
- Het doel en de gebruikersscenario’s zijn beschreven.
- Prestatie-eisen zijn meetbaar.
- Er staat geen merknaam in zonder noodzaak en zonder “of gelijkwaardig”.
- Eisen en wensen zijn gescheiden en elke eis is getoetst op proportionaliteit.
- Randvoorwaarden zoals koppelingen, beveiliging, privacy en exit zijn opgenomen.
Hulp nodig?
Ad Rem Consultants helpt bij het opstellen en toetsen van specificaties en programma’s van eisen, met oog voor de beoordeling en het latere contractmanagement. Wilt u uw specificatie laten reviewen? neem contact op.
