Het contractregister: welke gegevens u minimaal vastlegt
3 min lezen
Zonder overzicht van lopende contracten is sturing niet mogelijk. Toch hebben veel organisaties geen volledig en actueel contractregister. Contracten staan verspreid over afdelingen, mailboxen en netwerkschijven. Dit artikel beschrijft welke gegevens u minimaal vastlegt en hoe u het register bruikbaar houdt.
Waarvoor gebruikt u een contractregister?
Een contractregister heeft meerdere functies tegelijk:
- Tijdig signaleren van einddata, opties tot verlenging en opzegtermijnen.
- Inzicht in de totale uitgaven per leverancier en per soort opdracht. Dat helpt bij het bepalen of opdrachten samen boven een aanbestedingsdrempel uitkomen.
- Verantwoording aan de directie, de accountant of de toezichthouder.
- Een basis voor risicobeheer: welke contracten zijn belangrijk voor de bedrijfsvoering?
De minimale gegevens
Begin klein. Een register met tien goed gevulde velden is waardevoller dan een register met vijftig lege kolommen. De onderstaande velden vormen een praktisch minimum.
| Veld | Toelichting |
|---|---|
| Contractnummer | Uniek kenmerk, gekoppeld aan het inkoopdossier. |
| Onderwerp | Korte omschrijving van wat er wordt geleverd. |
| Leverancier | Officiële naam en inschrijfnummer bij de Kamer van Koophandel. |
| Contracteigenaar | De persoon of afdeling die verantwoordelijk is voor het resultaat. |
| Contractmanager | De persoon die het contract in de praktijk beheert. |
| Ingangsdatum en einddatum | Inclusief de datum waarop de huidige periode afloopt. |
| Verlengingsopties | Aantal en duur van de opties, en hoeveel daarvan al zijn gebruikt. |
| Opzegtermijn | In maanden, met de uiterste datum om op te zeggen. |
| Contractwaarde | Geraamde totale waarde over de hele looptijd, inclusief opties. |
| Inkoopprocedure | Enkelvoudig onderhands, meervoudig onderhands, nationaal of Europees. |
| Toepasselijke voorwaarden | Bijvoorbeeld eigen inkoopvoorwaarden, ARBIT of ARVODI. |
| Vindplaats | Link naar het getekende contract en de bijlagen. |
Aanvullende velden voor organisaties onder toezicht
Financiële instellingen vallen onder de Digital Operational Resilience Act (DORA), Verordening (EU) 2022/2554. Artikel 28, derde lid, verplicht hen om een informatieregister bij te houden van alle contractuele afspraken over ICT-diensten (informatie- en communicatietechnologie) van derden. Dat register heeft een eigen, vastgesteld format. Het algemene contractregister vervangt dit register niet, maar kan wel de bron zijn voor veel gegevens.
Praktisch is het om in het algemene contractregister in elk geval vast te leggen:
- Of het contract een ICT-dienst betreft.
- Of de dienst een kritieke of belangrijke functie ondersteunt.
- Of er sprake is van uitbesteding.
- Welke onderaannemers de leverancier inzet voor die dienst.
Zo voorkomt u dat dezelfde gegevens op twee plekken los van elkaar worden bijgehouden.
Het register actueel houden
Een register is alleen bruikbaar als het klopt. Een paar afspraken helpen daarbij:
- Geen contract wordt getekend zonder registratie. Maak registratie een vaste stap in het tekenproces.
- Elk contract heeft een eigenaar die verantwoordelijk is voor de juistheid van de gegevens.
- Zet signalen op belangrijke data, bijvoorbeeld twaalf en zes maanden voor het verstrijken van de opzegtermijn.
- Controleer het register periodiek, bijvoorbeeld elk kwartaal, tegen de crediteurenadministratie. Leveranciers die wel betaald worden maar niet in het register staan, wijzen op ontbrekende contracten.
Excel of een systeem?
Voor een kleine organisatie met een beperkt aantal contracten is een goed ingerichte spreadsheet vaak voldoende. Zorg dan voor vaste keuzelijsten, een duidelijke eigenaar en versiebeheer. Bij grotere aantallen, meerdere gebruikers of rapportageplichten richting een toezichthouder loont een contractmanagementsysteem. Kies pas een systeem als duidelijk is welke gegevens u wilt vastleggen en wie ze bijhoudt. Een systeem lost een onduidelijk proces niet op.
Valkuilen
- Alleen contracten van boven een bepaald bedrag registreren, waardoor kleine contracten met dezelfde leverancier buiten beeld blijven.
- De einddatum vastleggen, maar niet de opzegtermijn. Dan is de deadline voor opzeggen al verstreken voordat het signaal komt.
- Mondelinge afspraken en stilzwijgende verlengingen niet registreren.
Hulp nodig?
Ad Rem Consultants helpt bij het opzetten of opschonen van een contractregister en bij de aansluiting op het DORA-informatieregister. Wilt u daarover sparren? neem contact op.
