Exitstrategie: afspraken over beëindiging die werken als het nodig is
3 min lezen
Bij het sluiten van een contract denkt niemand graag aan het einde. Toch bepalen de afspraken over beëindiging of de organisatie kan overstappen als de samenwerking stopt. Zonder goede exitafspraken ontstaat afhankelijkheid: de leverancier weet dat overstappen moeilijk is, en dat verzwakt de positie van de opdrachtgever tijdens de hele looptijd.
Wanneer is een exit nodig?
Een exit kan verschillende oorzaken hebben:
- Het contract loopt af en een nieuwe aanbesteding levert een andere leverancier op.
- De leverancier schiet structureel tekort en het contract wordt ontbonden.
- De leverancier gaat failliet, wordt overgenomen of stopt met de dienst.
- Wetgeving of een toezichthouder vraagt om beëindiging.
Een goede exitstrategie werkt in al deze situaties, ook als de relatie met de leverancier verslechterd is.
De bouwstenen van een exitregeling
| Onderdeel | Wat legt u vast? |
|---|---|
| Exitplan | De leverancier stelt binnen een vaste termijn na de start een exitplan op en houdt het actueel. |
| Overgangsperiode | De leverancier blijft na beëindiging de dienst leveren totdat de overstap is afgerond, tegen vooraf bekende voorwaarden. |
| Gegevens | Teruggave van alle gegevens in een open, bruikbaar formaat, binnen een vaste termijn. Daarna aantoonbare verwijdering. |
| Kennisoverdracht | Documentatie, configuraties en uitleg aan de opvolger. |
| Medewerking | Verplichting om mee te werken met een nieuwe leverancier, met tarieven die vooraf zijn afgesproken. |
| Rechten | Licenties, intellectueel eigendom en toegang tot broncode of een regeling voor broncodedepot (escrow) waar nodig. |
| Personeel en middelen | Afspraken over overname van middelen en, waar van toepassing, de positie van personeel. |
Eisen voor financiële instellingen onder DORA
Voor financiële instellingen stelt de Digital Operational Resilience Act (DORA), Verordening (EU) 2022/2554, uitdrukkelijke eisen. Artikel 28, achtste lid, vraagt om exitstrategieën voor ICT-diensten (informatie- en communicatietechnologie) die kritieke of belangrijke functies ondersteunen. Artikel 30, derde lid, onder f, vraagt dat het contract voor zulke diensten exitstrategieën bevat, waaronder een verplichte, passende overgangsperiode. Daarin blijft de leverancier de dienst leveren, zodat de instelling kan overstappen of de dienst zelf kan gaan uitvoeren.
Ook voor organisaties zonder DORA-plicht is dit een goed referentiekader.
Stappen bij het opstellen
- Bepaal hoe kritiek de dienst is en hoe lang de organisatie zonder kan. Dat bepaalt hoe uitgebreid de exitregeling moet zijn.
- Breng in kaart waar de afhankelijkheid zit: gegevens, maatwerk, specifieke kennis, koppelingen met andere systemen.
- Neem de exitregeling op in de aanbestedingsstukken. Inschrijvers kunnen de kosten dan meenemen in hun prijs.
- Spreek af dat de leverancier het exitplan aanlevert en jaarlijks bijwerkt.
- Bespreek het exitplan in het tactisch overleg, net als andere contractafspraken.
Exit en de volgende aanbesteding
Een exit valt vaak samen met een nieuwe aanbesteding. Neem in die aanbesteding op hoe de overstap verloopt en welke informatie de nieuwe leverancier krijgt over de huidige situatie. Een inschrijver die weet hoe de gegevens worden aangeleverd, kan een betere planning en prijs geven. Stem de overgangsperiode van het oude contract af op de implementatietermijn van het nieuwe. Zo voorkomt u een periode waarin geen enkele leverancier verantwoordelijk is.
Toetsen of het werkt
Een exitplan op papier zegt weinig over de praktijk. Toets daarom periodiek:
- Vraag een proefexport van de gegevens en controleer of die bruikbaar is.
- Controleer of de documentatie actueel genoeg is voor een andere partij.
- Ga na of er realistische alternatieven in de markt zijn.
- Bespreek een scenario: wat doet de organisatie als de leverancier morgen stopt?
Valkuilen
- Een exitclausule van een zin, zonder termijnen, formaten of tarieven.
- Gegevens die wel worden teruggegeven, maar in een formaat dat alleen de oude leverancier kan lezen.
- Geen afspraak over de overgangsperiode, waardoor de dienst stopt op de einddatum.
- Het exitplan pas opvragen als de exit al begonnen is.
Dit artikel is algemene informatie. Laat de uitwerking voor een specifiek contract toetsen.
Hulp nodig?
Ad Rem Consultants helpt bij het opstellen en toetsen van exitregelingen, in de aanbesteding en tijdens de looptijd. Wilt u uw exitafspraken laten beoordelen? neem contact op.
