Contractmanagement na gunning: van ondertekening naar sturing
4 min lezen
Een aanbesteding kost maanden. Het contract dat eruit komt, loopt vaak vier jaar of langer. Toch gaat de meeste aandacht naar de periode voor de handtekening. Na de gunning verdwijnt het inkoopteam, de gebruikers gaan aan de slag en het contract belandt in een map. Dit artikel laat zien hoe u de stap van ondertekening naar sturing bewust zet.
Waarom het na de gunning vaak misgaat
De kennis over het contract zit bij de mensen die de aanbesteding hebben gedaan. Zij weten waarom een eis erin staat, welke vragen in de Nota van Inlichtingen zijn beantwoord en wat de leverancier in de inschrijving heeft beloofd. Als die kennis niet wordt overgedragen, stuurt de organisatie op gevoel in plaats van op afspraken.
Herkenbare signalen:
- Niemand weet precies wat de leverancier in de inschrijving heeft toegezegd.
- Gebruikers maken nieuwe afspraken buiten het contract om.
- Rapportages komen binnen, maar niemand doet er iets mee.
- De einddatum van het contract komt als een verrassing.
Stap 1: regel de overdracht van inkoop naar contractmanagement
Plan een formeel overdrachtsmoment, kort na de definitieve gunning. Leg vast wat er wordt overgedragen. Een praktische checklist:
- Het getekende contract met alle bijlagen, inclusief de inschrijving van de leverancier.
- De beschrijvende en gunningsleidraad en alle Nota’s van Inlichtingen.
- Een overzicht van toezeggingen uit de inschrijving die verder gaan dan de minimumeisen.
- De belangrijkste risico’s die tijdens de aanbesteding zijn gesignaleerd.
- Termijnen: ingangsdatum, einddatum, opties tot verlenging en opzegtermijnen.
- Contactpersonen aan beide kanten en de afgesproken overlegstructuur.
Let vooral op punt 3. Bij gunning op beste prijs-kwaliteitverhouding heeft de leverancier punten gescoord op beloften. Die beloften zijn onderdeel van het contract geworden. Als niemand ze kent, worden ze ook niet nagekomen.
Stap 2: stel een contractmanagementplan op
Een contractmanagementplan beschrijft hoe de organisatie het contract gaat beheren. Het hoeft niet lang te zijn. Twee tot vier pagina’s volstaan voor de meeste contracten. Neem in elk geval op:
- Doel van het contract en de resultaten die de organisatie verwacht.
- Rollen en verantwoordelijkheden aan de kant van de opdrachtgever.
- De prestatie-indicatoren en hoe en wanneer die worden gemeten.
- Het overleg met de leverancier: welk niveau, hoe vaak, met welke agenda.
- De manier van omgaan met wijzigingen, meerwerk en geschillen.
- Belangrijke data in het contractregister, met een signaal ruim voor de einddatum.
Stap 3: maak de eerste maanden bewust
In de eerste maanden zet u de toon. Houd een startbijeenkomst met de leverancier. Loop samen de afspraken door, ook de toezeggingen uit de inschrijving. Spreek af hoe de eerste rapportage eruitziet. Plan een evaluatie na ongeveer drie maanden om te zien of de afspraken in de praktijk werken.
Gebruik deze periode ook om het eigen huis op orde te brengen. Weten gebruikers bij wie ze terechtkunnen met vragen of klachten? Is duidelijk wie een factuur mag goedkeuren? Is er een vaste plek waar wijzigingen worden vastgelegd?
Stap 4: van meten naar sturen
Meten is pas zinvol als er een gevolg aan vastzit. Bespreek afwijkingen in het reguliere overleg. Leg vast welke actie de leverancier neemt en wanneer. Kijk in het volgende overleg of die actie effect had. Werkt dat niet, gebruik dan de escalatieroute uit het contract.
Sturen gaat ook over de eigen organisatie. Soms ligt de oorzaak van een probleem bij de opdrachtgever, bijvoorbeeld door late input of wisselende wensen. Een goede contractmanager benoemt dat net zo helder als een tekortkoming van de leverancier.
Rollen in het contractmanagement
| Rol | Taak |
|---|---|
| Contracteigenaar | Is eindverantwoordelijk voor het resultaat en neemt besluiten over verlenging, wijziging en beëindiging. |
| Contractmanager | Bewaakt de afspraken, voert het overleg met de leverancier en beheert wijzigingen. |
| Gebruikers of functioneel beheer | Signaleren knelpunten en leveren input voor prestatiemetingen. |
| Inkoop | Adviseert bij wijzigingen, verlengingen en een nieuwe aanbesteding. |
In kleinere organisaties combineert een persoon soms meerdere rollen. Dat is geen probleem, zolang duidelijk is wie welke beslissing neemt.
Valkuilen
- Het contractmanagementplan wordt geschreven en daarna niet meer gebruikt.
- Overleg met de leverancier gaat alleen over incidenten, nooit over verbetering.
- Wijzigingen worden mondeling afgesproken en niet vastgelegd.
- De contracteigenaar is niet bij het overleg betrokken en hoort problemen pas laat.
Hulp nodig?
Ad Rem Consultants helpt organisaties bij het inrichten van contractmanagement na gunning, van overdracht tot contractmanagementplan. Daarbij werkt Ad Rem Consultants met de CATS-methode voor contractmanagement. Wilt u weten wat dit voor uw contracten kan betekenen? neem contact op.
