Het plan van aanpak en het implementatieplan: opbouw die beoordelaars volgen

In veel aanbestedingen voor ICT-diensten en dienstverlening vraagt de aanbestedende dienst om een plan van aanpak of een implementatieplan. Het plan weegt vaak zwaar in de kwaliteitsbeoordeling. Toch zijn veel plannen moeilijk te beoordelen: ze zijn algemeen, missen een duidelijke planning of laten de risico’s van de opdrachtgever liggen. Dit artikel geeft een opbouw die beoordelaars kunnen volgen.

Plan van aanpak of implementatieplan?

Een plan van aanpak beschrijft meestal hoe u de hele opdracht uitvoert. Een implementatieplan richt zich op de overgang: van de huidige situatie, vaak met een andere leverancier, naar de nieuwe dienstverlening. Lees in de leidraad wat precies wordt gevraagd. Soms vraagt de aanbestedende dienst beide, soms een combinatie. Houd de terminologie van de leidraad aan.

Een opbouw in zes delen

1. Uitgangssituatie en doelen. Vat in een paar zinnen samen wat u uit de stukken begrijpt: de huidige situatie, de doelen van de opdrachtgever en de belangrijkste randvoorwaarden. Dit laat zien dat u de opdracht begrijpt en vormt de basis voor de rest van het plan.
2. Aanpak in fasen. Verdeel de uitvoering of de implementatie in herkenbare fasen, bijvoorbeeld voorbereiding, inrichting, test, overgang en nazorg. Beschrijf per fase het doel, de activiteiten en het resultaat.
3. Planning en mijlpalen. Geef een planning met concrete mijlpalen en beslismomenten. Sluit aan op de data uit de leidraad, zoals de beoogde startdatum van de overeenkomst. Benoem wat de opdrachtgever op welk moment moet leveren of beslissen.
4. Organisatie en rollen. Wie doet wat, aan de kant van de inschrijver en van de opdrachtgever? Beschrijf rollen en verantwoordelijkheden, het overleg en de escalatieroute. Noem rollen, geen namen, tenzij de leidraad om namen of cv’s vraagt.
5. Risico’s en beheersmaatregelen. Benoem de risico’s die voor deze opdracht spelen, bijvoorbeeld continuïteit van de dienstverlening tijdens de overgang, datamigratie of beschikbaarheid van sleutelpersonen. Geef per risico een concrete maatregel en een eigenaar.
6. Kwaliteitsborging en rapportage. Hoe meet u of de aanpak werkt? Welke acceptatiecriteria gelden per fase en hoe rapporteert u over de voortgang?

Wat een plan beoordeelbaar maakt

• Specifiek voor deze opdrachtgever. Verwijs naar de situatie uit de stukken. Een generiek plan scoort zelden hoog.
• Toetsbaar. Gebruik concrete resultaten, data en acceptatiecriteria. Een beoordelaar moet kunnen nagaan of een toezegging later is waargemaakt.
• Volledig op de beoordelingsaspecten. Maak een kruistabel van beoordelingsaspecten en paragrafen. Elk aspect moet herkenbaar terugkomen.
• Realistisch. Een te krappe planning roept vragen op bij een beoordelaar die de organisatie kent. Een planning met buffers en beslismomenten is geloofwaardiger.
• Leesbaar binnen de paginalimiet. Een overzichtelijke tabel of planning kan veel tekst besparen. Controleer of figuren en tabellen binnen de opmaakeisen vallen.

De risicoparagraaf als kans

Veel inschrijvers houden de risicoparagraaf kort om geen twijfel te zaaien. Beoordelaars lezen dat anders. Een inschrijver die de echte risico’s van de opdracht benoemt en concrete maatregelen voorstelt, laat zien dat hij de opdracht begrijpt. Kies risico’s die volgen uit de stukken, niet algemene projectrisico’s. Koppel elke maatregel aan een fase in de planning.

Valkuilen

• Een standaardmethode beschrijven zonder die toe te passen op deze opdracht.
• Geen rol voor de opdrachtgever opnemen, terwijl de implementatie zonder zijn inzet niet kan slagen.
• Een planning die niet aansluit op de data uit de leidraad.
• Toezeggingen doen die niet passen bij de prijs of de beschikbare capaciteit.
• Het plan los schrijven van de andere onderdelen, waardoor tegenstrijdigheden ontstaan tussen bijvoorbeeld het plan en de prijsopbouw.

Checklist voor de review

• Terminologie van de leidraad gevolgd.
• Alle beoordelingsaspecten herkenbaar beantwoord.
• Fasen, mijlpalen en beslismomenten concreet en realistisch.
• Rollen van inschrijver en opdrachtgever beschreven.
• Risico’s specifiek voor deze opdracht, met maatregel en eigenaar.
• Consistent met prijsopbouw en andere onderdelen.
• Paginalimiet en opmaakeisen gerespecteerd.

Dit artikel bevat algemene informatie. De vraagstelling in de leidraad is altijd leidend.

Hulp nodig?

Ad Rem Consultants analyseert en reviewt plannen van aanpak en implementatieplannen in reviewrondes, met concrete verbeterpunten per beoordelingsaspect. Neem contact op om de mogelijkheden te bespreken.