Bid/no-bid: een gestructureerde beslissing om wel of niet in te schrijven
4 min lezen
Elke inschrijving kost tijd en geld. Toch beslissen veel organisaties op gevoel of ze meedoen aan een aanbesteding. Een bid/no-bid-beslissing maakt die keuze expliciet: u bepaalt vooraf of de kans op gunning en de waarde van de opdracht opwegen tegen de inspanning. Dit artikel laat zien hoe u dat gestructureerd aanpakt.
Waarom een vaste beslismethode helpt
Zonder vaste methode schrijft een organisatie vaak in omdat de opdracht in het vakgebied past of omdat een concurrent ook meedoet. Dat leidt tot veel inschrijvingen met een lage winkans. Het tenderteam raakt overbelast en de kwaliteit van de inschrijvingen die er wel toe doen, daalt. Een vaste methode dwingt u om dezelfde vragen te stellen bij elke aanbesteding en maakt het besluit uitlegbaar aan directie en collega’s.
De vijf vragen van een bid/no-bid-beslissing
- Past de opdracht bij de strategie? Hoort de klant of de markt bij de doelgroep waarin u wilt groeien? Een opdracht die buiten de koers valt, vraagt later vaak extra inzet zonder dat die iets oplevert voor de toekomst.
- Voldoet u aan de eisen? Controleer de uitsluitingsgronden, de geschiktheidseisen (bijvoorbeeld referenties, omzet of certificeringen) en de technische minimumeisen. Haalt u een eis niet, dan is de beslissing snel genomen, tenzij u een combinatie kunt vormen of een beroep op een derde kunt doen.
- Hoe groot is de winkans? Kijk naar het gunningsmodel. Weegt kwaliteit zwaar en bent u daarin sterk, dan stijgt de kans. Wordt vooral op prijs gegund en is uw kostenstructuur hoger dan die van concurrenten, dan daalt de kans. Kent u de opdrachtgever al en kent u zijn vraagstuk? Ook dat telt mee.
- Is de opdracht uitvoerbaar en winstgevend? Beoordeel de conceptovereenkomst, de aansprakelijkheid, de boeteclausules, de looptijd en de verwachte volumes. Een gewonnen opdracht met onaanvaardbare risico’s is geen succes.
- Heeft u de capaciteit om goed in te schrijven? Tel de beschikbare uren van schrijvers, specialisten, reviewers en de persoon die tekent. Leg dat naast de planning uit de aanbestedingsstukken, inclusief de Nota van Inlichtingen (het document met de antwoorden op vragen van gegadigden) en de sluitingsdatum.
Een eenvoudig scoremodel
Zet de vijf vragen in een tabel en geef per vraag een score. Een driepuntsschaal is vaak genoeg: rood, oranje, groen. Spreek vooraf af welke vragen een stopcriterium zijn. Een niet-haalbare geschiktheidseis is bijvoorbeeld altijd rood en betekent no-bid, ongeacht de rest.
| Vraag | Stopcriterium? | Voorbeeld van groen |
|---|---|---|
| Strategische fit | Nee | Klant in een kernsegment |
| Eisen | Ja | Alle geschiktheidseisen aantoonbaar gehaald |
| Winkans | Nee | Kwaliteit weegt zwaar en sluit aan op uw sterke punten |
| Risico en marge | Ja, bij onaanvaardbare risico’s | Aansprakelijkheid begrensd en marge haalbaar |
| Capaciteit | Nee | Team beschikbaar tot en met de indiening |
Het model rekent niet voor u. Het zorgt ervoor dat de discussie over de juiste punten gaat en dat het besluit en de onderbouwing worden vastgelegd.
Twee beslismomenten in plaats van een
Neem de beslissing niet eenmalig. Een praktische aanpak is een eerste beslismoment kort na publicatie, op basis van de aankondiging en de leidraad, en een tweede beslismoment na de Nota van Inlichtingen. Antwoorden op vragen kunnen eisen verruimen of juist aanscherpen. Ook kan blijken dat de opdrachtgever een voorbehoud over aansprakelijkheid niet accepteert. Op het tweede moment beslist u of u de inschrijving definitief afmaakt.
Valkuilen
- Te laat beslissen. Wie pas na twee weken schrijven twijfelt, verliest tijd die nodig was voor vragen in de Nota van Inlichtingen.
- Alleen naar de prijs kijken. De winkans hangt meestal sterk af van de kwaliteitscriteria en de manier waarop die worden beoordeeld.
- Geen eigenaar. Wijs een persoon aan die het besluit neemt, met mandaat. Een groep die samen twijfelt, neemt zelden een heldere beslissing.
- Geen terugkoppeling. Leg na de gunningsbeslissing vast of de inschatting klopte. Na enkele aanbestedingen ziet u welke criteria in uw situatie het meest voorspellend zijn.
Checklist voor het eerste beslismoment
- Aankondiging, leidraad en conceptovereenkomst gelezen.
- Uitsluitingsgronden en geschiktheidseisen getoetst.
- Gunningsmodel en weging van prijs en kwaliteit in beeld.
- Belangrijkste contractuele risico’s benoemd.
- Planning en beschikbare capaciteit naast elkaar gelegd.
- Besluit, beslisser en datum van het tweede beslismoment vastgelegd.
Dit artikel bevat algemene informatie en is geen juridisch advies voor een specifieke aanbesteding.
Hulp nodig?
Ad Rem Consultants helpt inschrijvers met een onafhankelijke analyse van de leidraad en het gunningsmodel, als basis voor een onderbouwde bid/no-bid-beslissing. Wilt u dat voor een lopende aanbesteding laten doen? Neem contact op.
