Proportionaliteit: eisen en criteria die passen bij de opdracht
3 min lezen
Een aanbesteding met te zware eisen sluit goede ondernemers uit en maakt inschrijven duur. Een aanbesteding met te lichte eisen geeft risico’s. Proportionaliteit gaat over de juiste maat. Dit artikel legt uit wat de regels vragen en hoe u per eis toetst of die past.
Wat zegt de wet?
Artikel 1.10 van de Aanbestedingswet 2012 bepaalt dat een aanbestedende dienst alleen eisen, voorwaarden en criteria stelt die in een redelijke verhouding staan tot het voorwerp van de opdracht. Dat geldt voor alle onderdelen: uitsluitingsgronden, geschiktheidseisen, gunningscriteria, contractvoorwaarden en termijnen.
De Gids Proportionaliteit werkt dat uit. Het Aanbestedingsbesluit wijst de Gids aan als verplicht richtsnoer. De Gids is per 1 januari 2022 voor de derde keer herzien. Voor de voorschriften in hoofdstuk 3 en 4 geldt “pas toe of leg uit”. Wijkt u af, dan motiveert u in de aanbestedingsstukken waarom en in welke mate.
De kernvraag per eis
Stel bij elke eis drie vragen:
- Welk risico dekt deze eis? Als u dat niet kunt benoemen, heeft de eis waarschijnlijk geen doel.
- Is de eis geschikt om dat risico te dekken? Een certificaat zegt iets over processen, niet altijd over de prestatie die u zoekt.
- Kan het lichter? Een minder zware eis of een andere vorm van bewijs kan hetzelfde risico vaak ook afdekken.
Geschiktheidseisen
Hier gaat het in de praktijk het vaakst mis. Let op deze punten:
- Omzet. Een eis aan de minimale jaaromzet mag in beginsel niet hoger zijn dan twee keer de geraamde opdrachtwaarde. Een hogere eis moet u motiveren.
- Referenties. Vraag ervaring met vergelijkbare opdrachten, niet met identieke. Hoe specifieker de referentie-eis, hoe kleiner de groep die eraan voldoet.
- Aantal referenties. Elke extra referentie maakt de drempel hoger. Kijk of één goede referentie per kerncompetentie genoeg is.
- Certificaten. Accepteer gelijkwaardige bewijsmiddelen. Een ondernemer zonder certificaat kan op een andere manier aantonen dat hij aan de norm voldoet.
- Combinaties en onderaanneming. Laat ondernemers zich beroepen op de capaciteit van anderen. Dat vergroot de toegang voor het midden- en kleinbedrijf (mkb).
Gunningscriteria en contractvoorwaarden
Ook gunningscriteria moeten passen. Vraag niet om uitgebreide plannen bij een eenvoudige opdracht. Beperk het aantal pagina’s en het aantal criteria.
Contractvoorwaarden zijn een vaak vergeten onderdeel. Een onbeperkte aansprakelijkheid, zeer hoge boetes of een verplichte verzekering die ver boven het risico ligt, schrikt goede partijen af. Stem de aansprakelijkheid af op de waarde en het risico van de opdracht.
Een voorbeeld
Een organisatie koopt een standaard softwarepakket in met een geraamde waarde van 200.000 euro. Het eerste concept vraagt drie referenties met hetzelfde pakket bij een organisatie van vergelijkbare omvang, een jaaromzet van 2 miljoen euro en een ISO-certificaat. Na toetsing blijft over: één referentie met implementatie van een vergelijkbaar pakket, een omzet van maximaal 400.000 euro en een ISO-certificaat of gelijkwaardig bewijs. De risico’s blijven afgedekt, maar meer partijen kunnen meedoen.
Checklist voor uw aanbestedingsstukken
- Elke eis is gekoppeld aan een benoemd risico.
- Omzeteisen blijven binnen twee keer de geraamde waarde, of zijn gemotiveerd.
- Referentie-eisen vragen vergelijkbare, niet identieke ervaring.
- Gelijkwaardige bewijsmiddelen zijn toegestaan.
- Afwijkingen van de Gids Proportionaliteit zijn gemotiveerd in de stukken.
- Aansprakelijkheid en boetes passen bij waarde en risico.
- De inschrijftermijn geeft ondernemers genoeg tijd voor een goede inschrijving.
Veelgemaakte fouten
- Eisen overnemen uit een vorige aanbesteding zonder te kijken of de opdracht dezelfde is.
- Eisen stapelen: elke eis apart is redelijk, samen sluiten ze bijna iedereen uit.
- Geschiktheid toetsen op ervaring die alleen de zittende leverancier heeft.
- Een afwijking van de Gids zonder motivering.
Dit artikel geeft algemene informatie en is geen juridisch advies.
Hulp nodig?
Wilt u uw eisen en criteria laten toetsen op proportionaliteit voordat u publiceert? Ad Rem Consultants loopt uw aanbestedingsstukken na en doet concrete voorstellen. Neem contact op.
