Beoordelingsschalen en commissies: hoe beoordelaars tot een score komen
4 min lezen
De kwaliteit van een gunningsbeslissing hangt voor een groot deel af van de beoordeling. Een goed gunningsmodel helpt weinig als de commissie het niet consequent toepast. Dit artikel laat zien hoe u een scoreschaal opstelt, een commissie samenstelt en het beoordelingsproces inricht. Zo komt u tot scores die u kunt uitleggen en verdedigen.
Een scoreschaal met duidelijke stappen
Een scoreschaal geeft aan welke score een antwoord krijgt. Veel gebruikt is een schaal met vijf stappen, bijvoorbeeld 0, 30, 50, 70 en 100 punten. Andere aanbestedende diensten werken met 1 tot en met 5 of met 0 tot en met 10. De vorm maakt minder uit dan de omschrijving per stap.
Beschrijf per stap wat een antwoord moet laten zien. Een voorbeeld:
| Score | Omschrijving |
|---|---|
| 100 | Het antwoord is concreet, volledig en specifiek voor deze opdracht en biedt aantoonbaar meerwaarde boven het gevraagde. |
| 70 | Het antwoord is concreet en specifiek voor deze opdracht en dekt alle aspecten. |
| 50 | Het antwoord dekt de aspecten, maar blijft op onderdelen algemeen. |
| 30 | Het antwoord is grotendeels algemeen of mist belangrijke aspecten. |
| 0 | Het antwoord ontbreekt of gaat niet over de vraag. |
Hoe concreter de omschrijving, hoe minder ruimte voor verschil tussen beoordelaars. Noem waar mogelijk de aspecten die u per criterium verwacht. Inschrijvers weten dan waar zij op worden beoordeeld.
De samenstelling van de commissie
Een beoordelingscommissie bestaat meestal uit drie tot vijf leden. Kies mensen met verschillende invalshoeken:
- een inhoudelijk deskundige op het onderwerp van de opdracht;
- een vertegenwoordiger van de gebruikers;
- bij ICT-opdrachten iemand met kennis van architectuur of informatiebeveiliging.
De inkoopadviseur begeleidt het proces, maar beoordeelt bij voorkeur niet zelf. Laat elk lid vooraf verklaren dat er geen belangenconflict is. Denk aan een eerdere dienstbetrekking bij een inschrijver of een familierelatie. Een belangenconflict moet u voorkomen en, als het zich voordoet, oplossen.
Het beoordelingsproces in vijf stappen
- Instructie. Bespreek vooraf met de commissie de criteria, de scoreschaal en de spelregels. Doe dat voordat iemand een inschrijving leest.
- Kwaliteit los van prijs. Laat de commissie de kwaliteit beoordelen zonder de prijzen te kennen. Zo kan de prijs het oordeel over kwaliteit niet kleuren.
- Individueel beoordelen. Elk lid beoordeelt zelfstandig en schrijft per criterium een korte motivering op. Beoordeel tegen de omschrijving van de schaal, niet tegen andere inschrijvingen.
- Consensus. In een gezamenlijke sessie bespreekt de commissie de verschillen. Het doel is een gezamenlijke score met één motivering. Middelen zonder bespreking zegt weinig over de kwaliteit van een antwoord.
- Vastleggen. Leg de consensusscores en de motivering vast in een beoordelingsverslag. Die motivering gebruikt u later in de gunningsbeslissing.
Wat mag u wel en niet meewegen?
U beoordeelt alleen wat in de inschrijving staat. Kennis die een beoordelaar van eerdere samenwerking heeft, telt niet mee. U beoordeelt ook alleen op de bekendgemaakte criteria en subcriteria. Nieuwe criteria of andere wegingen na het openen van de inschrijvingen zijn niet toegestaan.
Volgens het Hof van Justitie van de Europese Unie hoeft een aanbestedende dienst de beoordelingsmethode niet altijd vooraf in detail bekend te maken. De gunningscriteria en hun weging mogen daarbij niet veranderen (arrest Dimarso, zaak C-6/15). In de praktijk is het verstandig om de methode wel volledig te beschrijven. Dat voorkomt vragen en bezwaar.
Veelgemaakte fouten
- Vergelijkend scoren. “Inschrijver A is beter dan B, dus A krijgt 70 en B 50.” Beoordeel elk antwoord tegen de schaal.
- Dunne motiveringen. “Goed antwoord” is geen motivering. Noem concreet wat sterk is en wat ontbreekt.
- Geen kalibratie. Laat de commissie vooraf samen één oefenantwoord scoren. Verschillen in interpretatie komen dan vroeg op tafel.
- Prijs te vroeg bekend. Een commissielid dat de prijzen kent, oordeelt minder vrij.
- Losse aantekeningen bewaren als dossier. Het verslag met de consensus is leidend. Zorg dat individuele aantekeningen daar niet mee in strijd zijn.
Waarom dit ook voor inschrijvers telt
Inschrijvers die weten hoe een commissie werkt, schrijven gerichter. Zij volgen de aspecten uit de leidraad en maken meerwaarde concreet. Een heldere schaal helpt dus beide kanten.
Dit artikel geeft algemene informatie en is geen juridisch advies.
Hulp nodig?
Wilt u een scoreschaal laten toetsen, een commissie voorbereiden of het beoordelingsverslag laten meelezen? Ad Rem Consultants kent de beoordeling vanuit beide kanten van de tafel. Neem contact op.
