Inkoopbeleid en inkoopprocedure: wat hoort waar thuis
3 min lezen
Veel organisaties hebben een inkoopbeleid, een inkoopprocedure en een verzameling werkinstructies en sjablonen. In de praktijk lopen die documenten vaak door elkaar. Het beleid bevat stappenplannen, de procedure herhaalt uitgangspunten en de werkinstructie wijkt af van beide. Dat leidt tot onduidelijkheid en tot documenten die niemand meer bijhoudt. Dit artikel laat zien wat waar thuishoort.
Drie lagen
| Laag | Vraag | Vastgesteld door | Wijzigt |
|---|---|---|---|
| Inkoopbeleid | Wat wil de organisatie bereiken en welke principes gelden? | Bestuur of directie | Zelden, bijvoorbeeld eens per paar jaar |
| Inkoopprocedure | Welke stappen worden doorlopen, wie doet wat en wie beslist? | Management of het hoofd inkoop | Bij veranderingen in proces of organisatie |
| Werkinstructies en sjablonen | Hoe wordt een stap concreet uitgevoerd? | Inkoop | Wanneer nodig |
Wat hoort in het inkoopbeleid?
- De doelen van inkoop, zoals rechtmatigheid, doelmatigheid, kwaliteit en continuïteit.
- De juridische kaders die gelden, zoals de Aanbestedingswet 2012 en eventuele sectorregels.
- Ethische en integriteitsprincipes, waaronder het omgaan met belangenverstrengeling.
- Maatschappelijke doelen, zoals duurzaamheid en de toegang van kleinere ondernemers.
- De uitgangspunten voor de procedurekeuze, inclusief eventuele eigen drempelbedragen voor onderhandse procedures.
- De hoofdlijnen van rollen en verantwoordelijkheden.
- Algemene inkoopvoorwaarden en het beleid bij afwijkingen daarvan.
Het beleid is kort en stabiel. Het hoort geen stappenplannen of formulieren te bevatten.
Wat hoort in de inkoopprocedure?
- De processtappen, van intake tot en met contractbeheer en evaluatie.
- Per stap: wie uitvoert, wie beslist en welk document het resultaat is.
- Mandaten en tekenbevoegdheden.
- Wanneer inkoop verplicht betrokken is en wanneer een afdeling zelf mag inkopen.
- Hoe afwijkingen van beleid of procedure worden aangevraagd, beoordeeld en vastgelegd.
Wat hoort in werkinstructies?
Werkinstructies beschrijven de uitvoering van één stap: hoe vult u het intakeformulier in, hoe stelt u een beoordelingsmatrix op, hoe registreert u een contract. Sjablonen, zoals een offerteaanvraag of een gunningsbrief, horen bij deze laag. Ze verwijzen naar de procedure en herhalen niet de inhoud ervan.
Een regel voor overlap
Iets staat op één plek. Wilt u het elders gebruiken, verwijs dan. Zo hoeft u bij een wijziging maar één document aan te passen. Leg ook vast welk document voorgaat bij strijdigheid: het beleid gaat voor de procedure, de procedure gaat voor de werkinstructie.
Financiële instellingen: aansluiten op uitbestedingsbeleid
Instellingen onder toezicht van De Nederlandsche Bank (DNB) of de Autoriteit Financiële Markten (AFM) hebben naast een inkoopbeleid ook eisen voor uitbesteding. De Digital Operational Resilience Act (DORA), Verordening (EU) 2022/2554, vraagt in artikel 28 onder meer om een strategie voor het risico van derde aanbieders van diensten op het gebied van informatie- en communicatietechnologie (ICT), met een beleid voor het gebruik van ICT-diensten die kritieke of belangrijke functies ondersteunen. Daarnaast gelden afhankelijk van de instelling richtsnoeren van de Europese toezichthouders over uitbesteding. Zorg dat inkoopbeleid en uitbestedingsbeleid op elkaar aansluiten: de intake bepaalt of een traject onder het uitbestedingsbeleid valt, en de inkoopprocedure verwijst naar de extra stappen die dan gelden.
Stappenplan voor een opgeruimde documentstructuur
- Maak een overzicht van alle bestaande documenten over inkoop.
- Deel elke paragraaf in bij beleid, procedure of werkinstructie.
- Verplaats tekst naar de juiste laag en vervang dubbelingen door verwijzingen.
- Geef elk document een eigenaar, een versienummer en een reviewdatum.
- Laat het beleid vaststellen door het bestuur en de procedure door het management.
- Communiceer de wijzigingen en archiveer oude versies.
Valkuilen
- Drempelbedragen op drie plaatsen noemen, zodat ze na een wijziging niet meer overeenkomen.
- Een beleid dat zo gedetailleerd is dat het bij elke proceswijziging opnieuw moet worden vastgesteld.
- Werkinstructies zonder eigenaar die ongemerkt verouderen.
- Inkoopbeleid en uitbestedingsbeleid die elkaar tegenspreken.
Hulp nodig?
Ad Rem Consultants helpt bij het opstellen en herzien van inkoopbeleid, inkoopprocedures en werkinstructies, ook in samenhang met uitbestedingsbeleid onder DORA. Wilt u uw documentstructuur laten doorlichten? neem contact op.
