Make or buy: wanneer zelf doen, wanneer inkopen of uitbesteden

Voordat u een inkooptraject start, is er een eerdere vraag: moet u dit eigenlijk wel inkopen? Misschien kan de eigen organisatie het beter of goedkoper zelf doen. Of juist niet, en is volledige uitbesteding de beste keuze. Deze afweging heet de make-or-buybeslissing. Dit artikel geeft een praktisch kader.

Drie smaken

• Zelf doen (make). De organisatie voert de activiteit uit met eigen mensen en middelen.
• Inkopen (buy). U koopt een product of capaciteit in, maar de regie en de uitvoering blijven grotendeels bij u. Denk aan licenties of tijdelijke inhuur.
• Uitbesteden. Een externe partij voert een activiteit of proces voor u uit en is verantwoordelijk voor het resultaat. U blijft wel eindverantwoordelijk tegenover uw klanten en toezichthouders.

Tussenvormen komen veel voor, zoals een eigen team dat wordt aangevuld met externe specialisten.

Het afwegingskader

1. Strategisch belang

Is de activiteit onderscheidend voor uw organisatie of een kerntaak? Activiteiten die de kern raken, houdt u vaker in eigen hand. Ondersteunende activiteiten die de markt goed en gestandaardiseerd levert, zijn eerder geschikt om in te kopen of uit te besteden.

2. Kennis en capaciteit

Heeft u de kennis in huis, en kunt u die op peil houden? Schaarse specialistische kennis is duur om zelf op te bouwen. Aan de andere kant: als u alles uitbesteedt, verliest u de kennis om de leverancier te beoordelen en aan te sturen.

3. Kosten over de hele levensduur

Vergelijk de totale kosten, niet alleen de prijs. Bij zelf doen horen personeel, opleiding, huisvesting, middelen en vervanging bij ziekte. Bij inkopen en uitbesteden horen de prijs, de kosten van het aanbestedingstraject, contractmanagement en de kosten van een latere overstap.

4. Risico en afhankelijkheid

Hoe afhankelijk wordt u van één leverancier? Wat gebeurt er als die leverancier uitvalt, failliet gaat of de prijzen sterk verhoogt? Hoe moeilijk is het om terug te gaan naar eigen beheer of over te stappen?

5. Wet- en regelgeving

Voor sommige organisaties gelden extra eisen bij uitbesteding. Financiële instellingen vallen onder de Digital Operational Resilience Act (DORA), Verordening (EU) 2022/2554. Die vraagt onder meer een strategie voor het risico van derde aanbieders van diensten op het gebied van informatie- en communicatietechnologie (ICT), een beoordeling vóór het sluiten van een contract en exitstrategieën voor diensten die kritieke of belangrijke functies ondersteunen. Ook buiten de financiële sector spelen privacy, informatiebeveiliging en sectorspecifieke regels een rol.

6. Bestuurbaarheid

Kunt u een leverancier goed aansturen? Daarvoor zijn meetbare afspraken nodig en mensen die het contract actief beheren. Zonder die regie wordt uitbesteding al snel een verschuiving van problemen.

Een eenvoudige beslismatrix

De matrix is een hulpmiddel, geen automatisme. Het gaat om een onderbouwde keuze die u later kunt uitleggen.

Werkwijze

1. Beschrijf de activiteit en het gewenste resultaat.
2. Scoor de zes factoren samen met de vakafdeling, financiën en risicomanagement.
3. Maak een kostenvergelijking over de verwachte levensduur.
4. Leg de keuze en de redenen vast in een kort besluitstuk.
5. Kiest u voor uitbesteden, neem de exitstrategie en de eisen aan regie direct mee in de voorbereiding van de aanbesteding.

Valkuilen

• Alleen naar de prijs kijken en de kosten van regie en overstap vergeten.
• Uitbesteden om een probleem kwijt te raken dat intern niet is opgelost.
• Alle kennis laten vertrekken, waardoor u de leverancier niet meer kunt beoordelen.
• De beslissing niet vastleggen, zodat bij de volgende evaluatie niemand weet waarom ervoor gekozen is.

Hulp nodig?

Ad Rem Consultants helpt bij het onderbouwen van make-or-buybeslissingen en bij het inrichten van uitbesteding, ook onder DORA. Wilt u uw afweging laten toetsen? neem contact op.

Bronnen

• Verordening (EU) 2022/2554 (DORA) (EUR-Lex)