Elke organisatie koopt in met het doel om waarde aan haar bedrijf toe te voegen en sluit daarvoor contracten af met haar leveranciers. Met contractmanagement wil je gedaan krijgen wat je hebt ingekocht en de kansen benutten die leveranciers jouw organisatie bieden. AD REM kan u daar bij helpen. Scherp op de inhoud en zocht op de relatie. Contractmanagement helpt jouw bedrijf (nog) beter te worden door meer grip te hebben op kosten, risico’s en uit leverancierscontracten te halen wat er in zit. Neem contact op met AD REM voor advies.

Verschil contractbeheer en contractmanagement

Contractbeheer is het beheren van de verplichtingen, contracten en termijnafspraken met leveranciers, zodat goed naleven van het contract mogelijk wordt en de waarde van het contract behouden blijft. Het is het fundament om grip te hebben op de afspraken en bij het ontbreken ervan wordt contractmanagement lastig. Contractmanagement gaat verder dan alleen het beheren en behelst ook alles om het organisatorisch binnen een organisatie inhoud en vorm te geven inclusief het gedrag van de mensen. Het is daarom van belang om de mensen te betrekken bij het vorm en inhoud geven van contractmanagement. En daar is AD REM sterk in, dat geeft ons energie.

Contractmanagement en inkoop

Contractmanagement begint al bij het inkoopproces, het SMART formuleren van scope, opstellen Service Level Agreement (SLA) met KPI’s, Dossier Afspraken Procedures (DAP) opstellen maar ook helder financiële afspraken (DFA) en het meten van de Experience Level (het meten van de beleving van een contract) ook wel de XLA genaamd. AD REM heeft met al deze aspecten ruime ervaring en verdient zich ruimschoots terug. Een contract is meer dan alleen het resultaat van het inkoopproces en de wederzijdse verplichtingen tussen de partijen het gaat ook over CONTACTmanagement en relatiebeheer. Op het moment van het tekenen van het contract gaat meestal de verantwoordelijkheid van het contract over van inkoop naar de contractmanager en/of lijnverantwoordelijke. Daarom zorgen deze contractverantwoordelijken al tijdens het inkoopproces voor de juiste afspraken en handvatten om het contract blijvend te kunnen managen. Goed samenspel tussen inkoop en contractmanagement met een goede overdracht van het ‘estafette-stokje’ is daarom essentieel.

Wat doet AD REM nog meer….

Analyse van contracten

Een goede eerste stap om inzicht en overzicht op de leverancierscontracten te krijgen is om ze te inventariseren. Stel jezelf daarbij de vraag hoe de contracten up-to-date blijven en op welke wijze ze beschikbaar worden gesteld aan de eigen organisatie. Dit contractbeheer is een belangrijke basis voor de verdere groei van contractmanagement. Niet ieder leverancierscontract heeft voor de organisatie hetzelfde belang en vraagt om evenveel aandacht. Het is zaak om dat goed te analyseren en verder te vertalen naar een logische indeling.

Contractmanagementbeleid

Zonder contractmanagementbeleid is aansturing en uitnutting van contracten lastig, met een uitgebalanceerd beleid kom je verder. Dit beleid geeft houvast aan iedereen binnen jouw organisatie, zodat duidelijk wordt hoe we gaan werken en welke rollen inkopers, contractmanagers en materiedeskundigen hebben. Daarmee wordt het mogelijk om gericht aan jouw organisatiedoelen te werken.

Regie in contractmanagement en vendormanagement

Vele organisaties richten hun pijlen met contractmanagement op het behalen van wat eerder overeengekomen is. Daarmee doen ze zichzelf enorm tekort omdat er vaak veel meer in zit. Anders naar de mogelijkheden kijken biedt uitkomst. Afscheid nemen van de ‘afreken-cultuur’ en op prijs onderhandelen. Wij leggen de focus op de relatie met partijen, het regisseren binnen contractmanagement en voor kern leveranciers kunnen we vendormanagement inrichten.

Contractmanagement tools

Het besturen van contractmanagement is in de praktijk nog niet zo makkelijk en vraagt naast een volwassen organisatie ook om gedegen tooling. Het gebruik van de juiste tools en contractbeheersystemen maakt dat je in control kan komen en echt kan gaan contract-managen. In de markt zijn er vele contractbeheer-toepassingen op basis van centraal, decentraal en/of contractbeheer-as-a-service. Wij hebben ervaring met het begeleiden bij het inrichten en migreren van systemen.