Beleid en processen

Beleid en processen

Inkoopbeleid, procedures, werkinstructies en formulieren in een samenhangend geheel. Zo weet iedereen wat er moet gebeuren, en kan de organisatie dat aantonen bij een audit of bij toezicht.

Het beleids- en proceshuis

Vier lagen, elk document op een vaste plek

Een beleids- en proceshuis ordent alle documenten over inkoop in vier lagen. Elke laag beantwoordt een eigen vraag en steunt op de laag erboven; bovenaan staat wat wet- en regelgeving vraagt.

  1. Laag 1

    BeleidWaarom en wat

    Het inkoopbeleid legt vast waarom de organisatie inkoopt zoals ze inkoopt, welke regels gelden en welke doelen voorop staan.

  2. Laag 2

    ProceduresWie doet wat

    Procedures beschrijven de stappen van behoefte tot contract, en wie welke rol en welk besluit heeft.

  3. Laag 3

    WerkinstructiesHoe

    Werkinstructies laten zien hoe een stap in de praktijk gaat, bijvoorbeeld een marktverkenning of een beoordeling.

  4. Laag 4

    Formulieren en templatesWaarmee

    Formulieren en templates zijn de hulpmiddelen waarmee het werk wordt gedaan en vastgelegd, zoals een intakeformulier of een offerteaanvraag.

Weinig beleid bovenaan, veel hulpmiddelen onderaan: hoe lager de laag, hoe dichter bij het dagelijkse werk.

Wat Ad Rem levert

Een samenhangend geheel

Voor organisaties die inkoop willen borgen, van wet- en regelgeving tot de dagelijkse uitvoering.

Een samenhangend geheel waarin elk document een vaste plek heeft, van inkoopbeleid tot formulier. Wie een document zoekt, weet waar het staat; wie een regel wijzigt, ziet welke documenten mee moeten.

  • een inventarisatie van wat er al is en waar het schuurt;
  • een opzet van het huis: welke documenten in welke laag, met eigenaar en verwijzingen;
  • inkoopbeleid, procedures en werkinstructies, nieuw of herschreven;
  • formulieren en templates die aansluiten op de procedures;
  • afspraken over beheer: versies, review en wie wat bijhoudt.
Aanpak

In vier stappen naar een huis dat werkt

Inventariseren

Bestaande documenten, rollen en knelpunten in kaart.

Ontwerpen

De opbouw van het huis: lagen, documenten, eigenaren en verwijzingen.

Opstellen

Beleid, procedures, werkinstructies en templates schrijven of herschrijven.

Borgen

Beheer, versies en review, zodat het huis actueel blijft.

Templates en kennis

Direct verder

Templates

Formulieren en templates per fase

Templates voor elke fase van het inkoopproces, aan te vragen met een e-mailadres.

Bekijk de templates
Kennisbank

Artikelen per fase

Uitleg over elke fase, van intake en behoefte tot contractmanagement.

Lees in de kennisbank
Contact

Plan een kennismaking

Een kennismaking is kosteloos en vrijblijvend. Mail naar info@adremconsultants.nl of gebruik het contactformulier.

Plan een kennismaking