Een realistisch stappenplan voor organisaties die weten dat het eraan komt

Veel organisaties weten het al: we zijn nu nog niet aanbestedingsplichtig, maar dat gaat veranderen. Bijvoorbeeld door een wijziging in wetgeving, toezicht of positionering in het publieke domein.
De vraag is dan niet óf je moet aanbesteden, maar hoe je daar op een verstandige manier naartoe groeit.

In één keer “volledig compliant” worden klinkt logisch, maar is in de praktijk vaak onrealistisch en risicovol. Medewerkers zijn nog niet bekend met het systeem, processen zijn er niet op ingericht en contracten zijn historisch gegroeid.
Daarom kiezen steeds meer organisaties voor een gefaseerde aanpak: eerst wennen aan het denken en werken volgens de Aanbestedingswet, daarna pas het formele regime volledig invoeren.

In dit artikel beschrijven we een praktisch groeimodel in vijf stappen.

Stap 1 – Het oude inkoopbeleid herschrijven (zonder formeel aanbesteden)

De eerste stap is niet publiceren, geen termijnen en geen e-forms.
De eerste stap is: het inkoopbeleid herschrijven.

Wat doen we wél?

• Het huidige inkoopbeleid wordt herschreven in lijn met de uitgangspunten van de Aanbestedingswet:
  • transparantie
  • objectiviteit
  • non-discriminatie
  • proportionaliteit
• Interne procedures worden aangescherpt:
  • betere vastlegging van keuzes
  • heldere rolverdeling
  • uniformere documentatie

Wat doen we nog níet?

In deze fase werken we bewust met een aantal bekende en toegestane uitzonderingen:

• Geen publicatie op TenderNed
• Geen toepassing van formele wettelijke termijnen
• Geen verplicht gebruik van e-forms
• Geen formele rechtsbescherming (zoals Alcatel-termijnen)
• Meer ruimte voor enkelvoudig en meervoudig onderhandse trajecten

Doel van deze fase:
De organisatie laten wennen aan aanbestedingsachtig werken, zonder de juridische druk van het volledige regime.

Stap 2 – In kaart brengen wat aanbesteden écht betekent (contractendatabase)

Parallel aan stap 1 start een cruciale analyse: wat betekent aanbestedingsplicht concreet voor ónze organisatie?

Dat begint bij de contractendatabase.

Wat brengen we in kaart?

• Welke contracten lopen er?
• Wat is de looptijd en waarde?
• Welke contracten zouden aanbestedingsplichtig zijn?
• Welke risico’s zitten er in verlengingen?
• Waar zitten afhankelijkheden in de organisatie?

Waarom deze stap zo belangrijk is

Veel organisaties onderschatten de impact van aanbesteden. Pas als je de contracten naast de wet legt, wordt zichtbaar:

• hoeveel aanbestedingen eraan komen
• hoeveel capaciteit dat vraagt
• waar de grootste risico’s zitten

Dit is het moment waarop aanbesteden concreet wordt.

Stap 3 – Het proefproject: aanbesteden zonder vangnet

Dan komt de meest leerzame stap: het proefproject.

We kiezen bewust één complex project dat normaal gesproken aanbestedingsplichtig zou zijn en doorlopen het traject:

• volledig volgens de Aanbestedingswet
• zonder gebruik te maken van de uitzonderingen uit stap 1

Wat doen we in dit proefproject?

• Marktconsultatie
• Objectieve selectie- en gunningscriteria
• Volledige documentatie
• Interne besluitvorming volgens aanbestedingslogica

Wat levert dit op?

• De organisatie ervaart hoe een aanbesteding écht werkt
• Rollen en verantwoordelijkheden worden duidelijk
• Knelpunten komen boven tafel (capaciteit, kennis, besluitvorming)

Dit is het moment waarop de organisatie “opwarmt”.

Stap 4 – Van ervaring naar inzicht: impactanalyse Aanbestedingswet

Met de lessen uit het proefproject en de contractenanalyse kunnen we nu een eerlijke vraag beantwoorden:

Wat betekent het als we de Aanbestedingswet volledig gaan omarmen?

We brengen onder andere in kaart:

• Benodigde formatie en expertise
• Doorlooptijden van processen
• Impact op beleid, IT en governance
• Verandervermogen van de organisatie

Dit is géén juridische exercitie, maar een organisatiebrede impactanalyse.

Stap 5 – Het implementatieplan: snel of beheerst

Op basis van alle inzichten maken we een concreet implementatieplan.
Daarbij zijn grofweg twee smaken mogelijk:

Optie 1 – Versneld implementeren

• Extra capaciteit (intern of extern)
• Snelle aansluiting op publicatie en e-forms
• Korte overgangsperiode

Geschikt voor organisaties met:

• hoge urgentie
• bestuurlijke druk
• voldoende middelen

Optie 2 – Gefaseerd implementeren

• Stapsgewijze uitbreiding van verplichtingen
• Capaciteit groeit mee
• Meer tijd voor cultuur en kennis

Geschikt voor organisaties die:

• beheerst willen veranderen
• risico’s willen spreiden
• intern draagvlak willen opbouwen

Conclusie: aanbesteden is geen knop, maar een groeiproces

Aanbestedingsplicht word je niet op maandag.
Je groeit ernaartoe – met beleid, ervaring en realisme.

Door:

1. eerst het inkoopbeleid aan te passen
2. inzicht te krijgen in contracten
3. te leren via een proefproject
4. de impact eerlijk te analyseren
5. en pas daarna volledig te implementeren

zorg je ervoor dat aanbesteden geen last wordt, maar een professioneel fundament.